Hotel & Events Algemene Voorwaarden

See here the Hotel & Events – Terms and Conditions in English
Voir ici les Hotel & Events – Conditions Générales en Français

De huidige voorwaarden worden afgesloten:

TUSSEN :

MIX HOTEL, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1170 Brussel, Vorstlaan 25, bus 1 (BCE: 0769.967.687);

Hierna “Mix Hotel” genoemd.

MIX EVENT, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1170 Brussel, Vorstlaan 25, bus 2 (BCE: 0769.967.489);

Hierna “Mix Event” genoemd.

Hierna samen “Mix” genoemd.

EN:

Iedere natuurlijke of rechtspersoon die op persoonlijke titel en/of als wettelijk vertegenwoordiger, na raadpleging en goedkeuring van de algemene voorwaarden van Mix, heeft besloten tot reservering of aankoop.

Hierna de “Klant” genoemd.

BEPALINGEN DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP ALLE SOORTEN RESERVERINGEN OF AANKOPEN BIJ MIX

Toepassingsgebied

Deze voorwaarden zijn van toepassing op :

het gebruik van de website (https://mix.brussels/);
reserveringen gemaakt met Mix Hotel;
evenement boekingen gemaakt met Mix Event.

Behoudens bijzondere schriftelijke bepalingen opgesteld door een bevoegd persoon, zijn deze algemene voorwaarden van toepassing op alle door Mix geleverde diensten en op alle gesloten of uit te voeren overeenkomsten.

Deze voorwaarden gelden voor zover daarvan niet uitdrukkelijk wordt afgeweken in een overeenkomst tussen Mix en een Opdrachtgever.

Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar en toegankelijk op Mix-website https://mix.brussels/. Zij worden derhalve geacht voldoende ter kennis te zijn gebracht van opdrachtgevers, opdrachtnemers en derden.

Door de website https://mix.brussels/ te bekijken en via deze website aankopen of reserveringen te doen, aanvaardt de Klant volledig deze Algemene Voorwaarden.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk door Mix zijn aanvaard.

Transfer

Reserveringen van klanten bij Mix zijn niet overdraagbaar zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mix.

Gereserveerde kamers of ruimtes mogen niet aan derden worden onderverhuurd.

Bij hotelboekingen voor rekening van derden moet de persoon die de boeking doet, de identiteit bekendmaken van de personen die daadwerkelijk in het hotel zullen verblijven.

GDPR

Mix voldoet aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (General Data Protection Regulation of GDPR) alsook aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Bijgevolg verbindt Mix zich ertoe de vertrouwelijkheid te beschermen en te waarborgen van alle persoonlijke informatie die via de website wordt verzameld of die door de klant wordt meegedeeld tijdens contacten per e-mail, bij boekingen of via andere middelen.

Alle informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens vindt u op https://mix.brussels/privacy-policy/

Intellectuele rechten

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene directie van Mix, is het de opdrachtgever verboden de tekens, acroniemen, logo’s afhankelijk van de namen van Mix of het bedrijf, evenals de foto’s genomen op de terreinen van Mix tijdens de uitvoering van het contract, te vermelden of te gebruiken voor professionele of commerciële doeleinden.

Klachten

Het hele Mix-team hoopt dat onze diensten u volledige voldoening geven.

Als u een klacht heeft, kunt u een e-mail sturen naar claim@mix.brussels.

Om geldig te zijn, moet elke klacht worden ontvangen binnen 8 dagen na de verzending van de factuur of het einde van het verblijf.

Dieren

Dieren zijn ten strengste verboden op het hele Mix terrein.

Nietigheid

Indien een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, onwettig of zonder rechtsgevolg is, worden de geldigheid, de wettigheid en de uitvoering van elke andere bepaling hiervan niet aangetast. De partijen verbinden zich ertoe de ongeldige, onwettige of onwerkzame bepaling te vervangen door een geldige, wettige en werkzame bepaling die, voor zover mogelijk, de rechten en verplichtingen van de te vervangen bepaling bevat.

Toevoegingen en wijzigingen

Elke aanvulling of wijziging van deze voorwaarden die de rechten en verplichtingen van een der partijen uitbreidt of beperkt, is slechts geldig indien zij schriftelijk tussen de partijen is overeengekomen.

Toepasselijk recht – jurisdictie

Op deze algemene voorwaarden is het Belgische recht van toepassing.

In geval van discussie of geschil over de toepassing of interpretatie van deze algemene voorwaarden verbinden beide partijen zich ertoe eerst een minnelijke oplossing te zoeken alvorens een gerechtelijke procedure in te leiden.

De rechtbanken van Brussel, Franstalige afdeling, zijn bevoegd voor alle geschillen met betrekking tot deze voorwaarden, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders bepalen.

ALGEMENE VOORWAARDEN MIX HOTEL

Reserveringsvoorwaarden

Een geldige creditcard moet worden verstrekt op het moment van de reservering om de reservering te garanderen.

Door een kamer bij ons te boeken, gaat u ermee akkoord dat het volledige bedrag van de reservering in rekening wordt gebracht op de creditcard die bij de reservering is verstrekt, wanneer de gratis annuleringsvoorwaarden niet langer van kracht zijn. Voor niet-restitueerbare tarieven wordt dit bedrag bij de bevestiging van de reservering in rekening gebracht. Voor flexibele tarieven wordt dit bedrag 24 uur voor de aankomstdatum in mindering gebracht.

Indien u uw reservering na deze periode annuleert of wijzigt, of in geval van no-show, zal het volledige bedrag van de reservering verschuldigd zijn en in rekening worden gebracht op uw creditcard. Uitstel of wijziging is niet mogelijk.

Indien de creditcard wordt geweigerd, behoudt Mix Hotel zich het recht voor de reservering te annuleren of, indien nodig, een alternatieve betalingswijze aan te bieden.

De voor de reservering gebruikte creditcard en een geldig identiteitsbewijs moeten bij het inchecken worden getoond.

Als de naam op de identiteitskaart of het paspoort dat bij het inchecken wordt overgelegd niet overeenkomt met de naam op de creditcard die voor de reservering is gebruikt, moet een schriftelijke toestemming van de creditcardhouder worden overgelegd via een reserveringsformulier.

Indien de identiteit van de kaarthouder en zijn/haar instemming met het gebruik van de kaart niet kunnen worden gevalideerd, moet vóór het inchecken een alternatieve betalingswijze worden verstrekt.

Bij gebreke daarvan behoudt Mix Hotel zich het recht voor de reservering te annuleren.

Alle tijdens het verblijf geboekte of verbruikte extra diensten worden rechtstreeks in rekening gebracht op de bij de reservering opgegeven creditcard of op een andere vooraf door de klant opgegeven betalingswijze.

Annuleringsvoorwaarden

De annuleringsvoorwaarden zijn de voorwaarden die gelden voor elk tarief dat op onze website wordt aangeboden.

Groepsreserveringen

Reserveringen van 8 of meer kamers (voor privé- of zakelijke reizen) worden beschouwd als groepsreserveringen.

Er gelden speciale tarieven en voorwaarden. Neem contact met ons op via group.hotel@mix.brussels om uw aanvraag in te dienen.

1.Groepsaanbieding

De door Mix Hotel aan de Klant verstrekte aanbieding in het kader van een reservering van meer dan 8 kamers, hierna de “Groepsaanbieding”, heeft een beperkte geldigheidsduur. Na de in de Aanbieding vermelde periode vervalt de Aanbieding.

De groepsaanbieding wordt door de Klant geaccepteerd wanneer deze ondertekend voor goedkeuring wordt teruggestuurd naar Mix Hotel, naar het e-mailadres vermeld in de groepsaanbieding en het voorschot is betaald.

Zodra de groepsaanbieding is geaccepteerd, is deze bindend voor beide partijen.

Indien Mix Hotel tijdens de geldigheidsperiode van de groepsaanbieding een reserveringsaanvraag voor kamers ontvangt van een derde partij en er geen andere kamers beschikbaar zijn op dezelfde datum dan die welke het onderwerp vormen van de niet geaccepteerde groepsaanbieding, zal Mix Hotel de Klant hiervan op de hoogte stellen, waarna de Klant 24 uur de tijd heeft om de aanbieding met voorrang te ondertekenen. Na deze termijn is Mix Hotel vrij om met de geïnteresseerde derde partij in zee te gaan.

2. Facturering en vooruitbetaling

2.1 Reservering van minder dan 50 nachten

Bij ondertekening van de aanbieding wordt een eerste voorschot van 50% van de inclusief btw in de Aanbieding vermelde prijs aan de klant gefactureerd. Dit voorschot dient binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur per e-mail te worden betaald. Bij niet-betaling binnen deze termijn kan Mix Hotel ofwel besluiten dat zij niet langer gebonden is aan de voorwaarden van de Aanbieding, ofwel eisen dat het gesloten contract wordt uitgevoerd.

Een maand voor aanvang van het verblijf wordt een tweede voorschot van 40% van de inclusief btw in de Aanbieding vermelde prijs gefactureerd en dient dit binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur volledig te worden betaald. Bij niet-betaling behoudt Mix Hotel zich het recht voor de reservering te annuleren.

Tien dagen voor aanvang van het verblijf wordt het saldo van 10% van de inclusief btw in de Aanbieding vermelde prijs gefactureerd en dient dit binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur volledig te worden betaald. Bij niet-betaling behoudt Mix Hotel zich het recht voor de reservering te annuleren.

Elke factuur die geheel of gedeeltelijk niet op de vervaldatum is betaald, zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een rente van 1% per maand opleveren over het onbetaalde bedrag. Bovendien zal de onbetaalde factuur bij niet-betaling worden verhoogd met 15% met een minimum van 125,00 € als forfaitaire schadevergoeding.

2.2 Reservering van meer dan 50 nachten

Drie maanden voor aanvang van het verblijf wordt een tweede voorschot van 20% van de inclusief btw in de Aanbieding vermelde prijs gefactureerd en dient dit binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur volledig te worden betaald. Bij niet-betaling behoudt Mix Hotel zich het recht voor de reservering te annuleren zonder dat de klant enige schadevergoeding kan eisen.

Een maand voor aanvang van het verblijf wordt een derde voorschot van 20% van de inclusief btw in de Aanbieding vermelde prijs gefactureerd en dient dit binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur volledig te worden betaald. Bij niet-betaling behoudt Mix Hotel zich het recht voor de reservering te annuleren zonder dat de klant enige schadevergoeding kan eisen.

3.Annulering van de reservering door de Klant

3.1 Annulering van een groepsreservering van minder dan 50 nachten

Tot een maand voor aanvang van het verblijf kan de Klant 50% van het aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Tot tien dagen voor aanvang van het verblijf kan de Klant 10% van het resterende aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

3.2 Annulering van een groepsreservering van meer dan 50 nachten

Tot drie maanden voor aanvang van het verblijf kan de Klant 50% van het aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Tot een maand voor aanvang van het verblijf kan de Klant 30% van het resterende aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Tot tien dagen voor aanvang van het verblijf kan de Klant 10% van het resterende aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Tot drie dagen voor aanvang van het verblijf kan de Klant 5% van het resterende aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

4.Wijziging van het aantal gereserveerde nachten

Tot vijftien (15) dagen voor de aanvangsdatum van de reservering kan de Klant, onder voorbehoud van de beschikbaarheid van Mix Hotel, het aantal gereserveerde nachten wijzigen door het aantal nachten met 5% te verhogen.

De Klant moet zijn wijzigingsverzoek per e-mail sturen naar group.hotel@mix.brussels.

Verantwoordelijkheid

Mix Hotel wijst alle verantwoordelijkheid af voor schade aan auto’s en fietsen geparkeerd op de parking en voor diefstal van voorwerpen achtergelaten in auto’s of op fietsen. Mix Hotel is evenmin verantwoordelijk voor diefstal, verlies of verdwijning van voorwerpen die in de kamer of aan de receptie werden achtergelaten of van goederen die in de voor het publiek toegankelijke Mix-zones werden achtergelaten.

De gast is jegens Mix Hotel aansprakelijk voor schade aan personen, hoteleigendommen, faciliteiten, uitrusting en Mix-terreinen.

Mogelijke schade

Een minimumwaarborg van €200,00 is vereist bij aankomst. Dit bedrag wordt bij het inchecken op uw creditcard geautoriseerd en wordt vrijgegeven bij vertrek. De waarborg wordt volledig terugbetaald, onder voorbehoud van een bevredigende inspectie van de accommodatie. Als u niet over een geldige creditcard beschikt, kan de waarborg contant of via een debetkaart worden betaald.

In het geval van schade tijdens uw verblijf, wordt een forfaitair bedrag van maximaal €1.000,00 in rekening gebracht op de creditcard die voor uw reservering is gebruikt om de veroorzaakte schade te vergoeden. Dit forfaitaire bedrag houdt geen afstand in van het recht van Mix Hotel om een hoger bedrag te vorderen voor de geleden schade.

Overmacht

In geval van overmacht of een onvoorziene gebeurtenis buiten zijn wil om (zoals, maar niet beperkt tot: overmacht, oorlog, overheidsinstanties, terrorisme, rampen, stakingen, burgerlijke onrust, vermindering van vervoer of transportmogelijkheden of elke andere noodsituatie of geval van overmacht) is Mix Hotel van zijn verplichtingen ontslagen, zonder dat dit aanleiding geeft tot schadevergoeding. Mix Hotel verbindt zich er evenwel toe de Klant met alle mogelijke middelen te informeren teneinde eventuele schade te beperken.

Pakketten

De pakketten worden in hun geheel verkocht. Het is niet mogelijk om ongebruikte diensten terugbetaald te krijgen. (Bijvoorbeeld als de Klant geen gebruik maakt van de wellnessfaciliteiten of het ontbijt dat in de prijs is inbegrepen niet gebruikt, enz.)

Facturering

Het factuuradres en de identiteit van de ontvanger van de factuur kunnen bij het inchecken worden ingevoerd. Anders wordt de factuur gestuurd naar de persoon die de reservering heeft gemaakt. Voor eventuele wijzigingen van de factuur na het uitchecken worden € 50,00 administratiekosten in rekening gebracht aan de gast.

Achterstandsrente

In geval van laattijdige betaling van een factuur is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest van 1% per maand verschuldigd tot volledige en definitieve betaling van het verschuldigde bedrag.

Bovendien kan vanaf de eerste ingebrekestelling een forfaitair bedrag gelijk aan 15% van het totaal verschuldigde bedrag, met een minimum van € 125,00, worden gevorderd.

Elke vertraging in de betaling van één enkele factuur geeft Mix het recht al zijn diensten, van welke aard ook, op te schorten.

Rookvrij hotel

Mix Hotel is een niet-rokers etablissement. Bij niet-naleving wordt een vast bedrag van € 500,00 in rekening gebracht op de kaart waarmee de reservering is gemaakt.

Toeristenbelasting

Per nacht geldt een toeristenbelasting van 4,24 euro.

Label

Alle klanten moeten de etiquette van Mix Hotel respecteren en zich gedragen volgens de geldende normen in het hotel. Elke ernstige of herhaalde inbreuk door de klant geeft Mix Hotel het recht het contract zonder voorafgaande kennisgeving te beëindigen.

De klant verbindt zich ertoe geen personen uit te nodigen waarvan het gedrag, de reputatie of de eerbaarheid op enigerlei wijze schade zou kunnen toebrengen aan de eigendommen of de morele reputatie van Mix. Mix behoudt zich het recht voor om indien nodig in te grijpen en heeft bij niet-naleving het recht het evenement te annuleren zonder schadevergoeding.

Het is verboden eigen drank of voedsel te nuttigen in de gemeenschappelijke ruimten van de Mix.

ALGEMENE VOORWAARDEN VAN HET MIX EVENT

Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de terbeschikkingstelling van evenementenruimten door ROYALE WORK SRL, hierna “Mix Event”, voor zover er niet van wordt afgeweken door bijzondere voorwaarden die schriftelijk zijn overeengekomen tussen Mix Event en de Klant, waarbij onder Klant wordt verstaan de persoon die de offerte voor de terbeschikkingstelling van evenementenruimten door Mix Event aanvraagt en ondertekent, hierna de “Offerte”.

Zij zijn eveneens van toepassing op alle personen die voor hen of voor de Cliënt werken of tussenkomen (met name leveranciers, onderaannemers, externe dienstverleners, enz.) De Klant verbindt zich ertoe deze Algemene Voorwaarden aan hen mee te delen en toe te zien op de naleving ervan.

Bijgevolg kan de Klant zich in geen geval beroepen op de toepassing van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden.

Het niet toepassen van een in deze algemene voorwaarden opgenomen clausule kan niet worden uitgelegd als een afstandsverklaring van Mix Event om er gebruik van te maken.

Aanbiedingen

De door Mix Event aan de Klant meegedeelde aanbiedingen hebben een beperkte geldigheidsduur. Zonder schriftelijke bevestiging van de Klant ten laatste op de laatste dag van de geldigheidsduur vermeld op de Aanbieding, wordt de Aanbieding als geannuleerd en nietig beschouwd.

De offerte wordt geacht te zijn aanvaard door de klant wanneer deze ondertekend voor akkoord naar Mix Event wordt teruggestuurd, naar het e-mailadres dat op de offerte staat vermeld en het voorschot is betaald.

Zodra het aanbod is aanvaard, is het bindend voor beide partijen.

Indien Mix Event tijdens de geldigheidsduur van de offerte een aanvraag van een derde ontvangt om op dezelfde datum dezelfde evenementenruimte ter beschikking te stellen als die welke het voorwerp uitmaakt van de nog niet aanvaarde offerte, zal Mix Event de opdrachtgever hiervan op de hoogte brengen, die dan over een termijn van 48 uur beschikt om de offerte prioritair te ondertekenen. Na deze termijn staat het Mix Event vrij om met de geïnteresseerde derde te contracteren.

Staat van de lokalen – restauratie – bestemming van de lokalen

De aan de Klant ter beschikking gestelde evenementenruimten zijn die welke in de Offerte zijn vermeld, met uitsluiting van alle andere. De Klant erkent dat hij de gelegenheid heeft gehad ze te bezichtigen en dat ze en hun uitrusting in goede staat zijn. Indien de Klant meent dat dit niet het geval is, dient hij Mix Event uit te nodigen voor een gezamenlijke inspectie van de ruimtes, die schriftelijk wordt vastgelegd.

De Klant is verantwoordelijk voor alle schade die tijdens het evenement ontstaat. De Klant verbindt zich ertoe alle kosten te dragen voor het herstel van de ter beschikking gestelde ruimtes. De klant verbindt er zich eveneens toe Mix Event volledig te vergoeden in geval van beschadiging of verdwijning van alle of een deel van de uitrusting.

De opdrachtgever is slechts gerechtigd de hem ter beschikking gestelde evenementenruimten te gebruiken voor het in de offerte overeengekomen doel, binnen het vastgestelde tijdschema en, meer algemeen, overeenkomstig alle voorwaarden van de offerte (in het bijzonder met betrekking tot het aantal deelnemers). Bij niet-naleving van het tijdschema zal Mix Event aan de opdrachtgever een forfaitaire uurvergoeding van € 2.500,00 exclusief BTW aanrekenen, onverminderd het recht van Mix Event om een hogere schadevergoeding te vorderen indien zij de omvang van de schade aantoont.

Het beroep wordt op verantwoorde wijze uitgeoefend.

Roken is strikt verboden in de daarvoor bestemde ruimtes.

De Klant die inrichtingswerkzaamheden wenst uit te voeren in verband met het georganiseerde evenement, dient vooraf de schriftelijke toestemming van Mix Event te bekomen. Alle inrichtingswerkzaamheden worden uitgevoerd op kosten van de klant, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke of reglementaire maatregelen.

Alle veiligheidsvoorzieningen en nooduitgangen moeten te allen tijde vrij, toegankelijk en zichtbaar zijn.

Zij mogen in geen geval schade toebrengen aan de ter beschikking gestelde ruimten, noch aan de gemeenschappelijke ruimten en de externe omgeving.

Tijdens de gehele duur van het evenement verbindt de Klant zich ertoe ononderbroken aanwezig te blijven in de ter beschikking gestelde ruimten. Hij onthoudt en verbiedt elke gevaarlijke activiteit en behoudt de mogelijkheden van toegang en circulatie in de toegangsgangen en nooduitgangen.

Tenzij anders overeengekomen, is het de Klant verboden in de ter beschikking gestelde ruimten enige vorm van decoratie aan te brengen die de ruimten zou verstoren. Indien de

Indien de klant tijdens het evenement speciale signalisatie wenst aan te brengen, dient hij vooraf het schriftelijke akkoord van Mix Event te bekomen.

Reclame is absoluut verboden in alle gemeenschappelijke ruimten van de Mix, evenals in de omgeving van het gebouw, parkeerplaatsen, groenstroken, enz.

Aan het einde van de huurperiode verbindt de Klant zich ertoe alle tijdens het evenement gebruikte voorwerpen te verwijderen en de gebruikte ruimten in hun oorspronkelijke staat terug te brengen.

De omgeving moet ook worden schoongemaakt en ontdaan van alle materialen.

Diensten tegen betaling door gespecialiseerde partners

Mix Event heeft dienstencontracten gesloten met verschillende spelers die gespecialiseerd zijn in de volgende diensten:

Levering van voedsel en drank, catering
audiovisuele technologiediensten
reinigingsdiensten
diensten voor het scheiden en verwijderen van afval
hostess diensten
bewakingsdiensten

De klant verbindt zich ertoe de overeenkomsten tussen Mix Event en deze gespecialiseerde partners na te leven.

Voor andere diensten die gewoonlijk nodig zijn voor de organisatie van een evenement, staat Mix Event ter beschikking van de klant om hem te helpen bij zijn onderzoek.

Audiovisuele technieken

Audiovisuele technieken en, in het algemeen, alles wat te maken heeft met geluid- en beeldproductie worden toevertrouwd aan AUVICOM. Haar tussenkomst maakt deel uit van het Aanbod, afhankelijk van de door de Klant gekozen opstelling.

Indien de klant verzoeken heeft buiten de voorgestelde opstellingen, dient hij contact op te nemen met AUVICOM, die hem hiervoor een afzonderlijke offerte zal toesturen. AUVICOM zal voor deze bijkomende dienstverlening een factuur opstellen.

De Klant verbindt zich ertoe de geluidsinstallatie en de technologie zodanig af te stellen dat de andere bewoners van het gebouw en de omwonenden in het algemeen niet worden gestoord. In ieder geval moet het maximale geluidsniveau voldoen aan de geldende wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften.

Bij niet-naleving hiervan behoudt Mix Event zich het recht voor om tijdens het evenement alle nodige maatregelen te nemen (o.a. het terugschroeven van de geluidsinstallatie, de onmiddellijke stopzetting van het evenement, …) en van de klant een schadevergoeding te eisen voor de geleden schade.

De Klant verbindt zich er tevens toe alle royalty’s, belastingen, enz. te betalen die verschuldigd zijn uit hoofde van de intellectuele eigendomsrechten voor elk audiovisueel materiaal dat tijdens het evenement wordt uitgezonden.

Facturering – Vooruitbetaling – Saldofacturering – Variabele kosten

Het voor het gebruik van de ruimte en de bijbehorende diensten verschuldigde bedrag moet worden betaald overeenkomstig de onderstaande voorwaarden.

Een voorschot van 60% van de in de offerte vermelde prijs inclusief BTW wordt gefactureerd na ontvangst van de door de Klant aanvaarde offerte. Dit voorschot is betaalbaar binnen de 7 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur per e-mail. Bij gebrek aan betaling binnen deze termijn kan Mix Event zich niet langer gebonden achten door de voorwaarden van de offerte of beslissen de uitvoering van de gesloten overeenkomst te eisen.

Het saldo van 40% van de prijs inclusief BTW vermeld op de offerte wordt een maand voor het evenement gefactureerd en moet volledig betaald worden ten laatste 10 werkdagen voor de datum van het evenement. Bij gebreke hieraan behoudt Mix Event zich het recht voor geen toegang te verlenen tot de gereserveerde evenementruimtes.

Indien in de offerte variabele kosten zijn opgenomen, worden deze binnen 15 dagen na het evenement aan de klant gefactureerd. Deze factuur is betaalbaar binnen 30 dagen.

Elke factuur die op haar vervaldag geheel of gedeeltelijk onbetaald blijft, brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest op van 1% per maand op het onbetaalde bedrag. Bovendien wordt bij niet-betaling de onbetaalde factuur verhoogd met 15% met een minimum van 125,00 euro als forfaitaire schadevergoeding.

MIX EVENT

Annulering door de Klant van gereserveerde kamers in het kader van een evenement

1.1 Groepsreservering van minder dan 50 nachten

Tot een maand voor aanvang van het verblijf kan de Klant 50% van het aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Tot tien dagen voor aanvang van het verblijf kan de Klant 10% van het resterende aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

1.2 Groepsreservering van meer dan 50 nachten

Tot drie maanden voor aanvang van het verblijf kan de Klant 50% van het aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Tot zes weken voor aanvang van het verblijf kan de Klant 30% van het resterende aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Tot drie weken voor aanvang van het verblijf kan de Klant 15% van het resterende aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Tussen de 21ste dag en de 3de dag voorafgaand aan het verblijf kan de Klant 5% van het resterende aantal gereserveerde nachten kosteloos annuleren.

Wijziging van het aantal gereserveerde nachten

Tot vijftien (15) dagen voor de aanvangsdatum van de reservering kan de Klant het aantal gereserveerde nachten wijzigen door het aantal gereserveerde nachten met 5% te verminderen of, onder voorbehoud van beschikbaarheid bij Mix Hotel, het aantal gereserveerde nachten met 5% te verhogen.

De Klant moet zijn verzoek tot wijziging per e-mail sturen naar events@mix.brussels.

De datum van het evenement wijzigen

Indien de Klant de datum van het Evenement wenst te wijzigen, en op voorwaarde dat de nieuwe datum binnen de drie maanden (voor of na) de in het kader van het oorspronkelijke aanbod gekozen datum valt, dient hij zijn verzoek schriftelijk aan Mix Event te richten.

Deze wijziging geschiedt zonder schadevergoeding op voorwaarde dat Mix Event de evenementruimte op de oorspronkelijk overeengekomen datum en binnen de grenzen van de beschikbaarheid van Mix Event aan een andere klant ter beschikking heeft kunnen stellen.

Bij gebreke daarvan is de Klant een forfaitaire vergoeding verschuldigd gelijk aan 30% van het totale bedrag van de Aanbieding inclusief BTW, indien de gevraagde wijziging meer dan 6 (zes) maanden vóór de datum waarop de dienst ter beschikking moet worden gesteld, plaatsvindt.

Indien de beslissing tot wijziging van de offerte wordt genomen tussen de 120e dag en de 3e maand voor de datum waarop de offerte ter beschikking wordt gesteld, is de opdrachtgever een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 60% BTW van het bedrag van de offerte. In dit geval verbeurt de Klant het voorschot aan Mix Event als schadevergoeding indien het voorschot reeds betaald werd. Indien het voorschot nog niet gefactureerd/betaald is op het ogenblik van de annulering van het evenement, zal de Klant de schadevergoeding betalen binnen de 10 werkdagen na het verzoek.

Indien de Klant de datum van het evenement minder dan dertig dagen voor de in de Offerte vermelde datum wijzigt, is de Klant een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 100% inclusief BTW van het bedrag van de Offerte. Indien dit bedrag nog niet volledig is gefactureerd/betaald, zal de Klant (het saldo van) de schadevergoeding betalen binnen 10 werkdagen nadat hij hierom is verzocht.

Wijziging van het aantal deelnemers door de klant vóór het evenement

Tot vijftien (15) dagen voor de aanvangsdatum van de boeking kan de Klant het aantal deelnemers wijzigen door het aantal deelnemers met maximaal 5% te verlagen of het aantal deelnemers met maximaal 5% te verhogen.

Mix Event behoudt zich het recht voor om verhogingen van deelnemers van meer dan 5% te accepteren indien dit technisch mogelijk is.

De Klant stuurt zijn verzoek tot wijziging per e-mail naar events@mix.brussels.

Annulering van het evenement door de Klant

Indien de Opdrachtgever het evenement meer dan dertig dagen voor de in de Offerte vermelde overeengekomen datum annuleert, is de Opdrachtgever een schadevergoeding verschuldigd die overeenkomt met 60% BTW inbegrepen van het bedrag van de Offerte. In dit geval verliest de Klant het voorschot aan Mix Event als schadevergoeding indien het voorschot reeds betaald werd. Indien het voorschot nog niet werd gefactureerd/betaald op het ogenblik van de annulering van het evenement, zal de Klant de schadevergoeding betalen binnen de 10 werkdagen na het verzoek dat hem werd gedaan.

Indien de Klant het Evenement minder dan dertig dagen voor de in de Offerte vermelde datum annuleert, is de Klant een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 100% van het bedrag van de Offerte, inclusief BTW. Indien dit bedrag nog niet volledig is gefactureerd/betaald, zal de Klant (het saldo van) de schadevergoeding betalen binnen 10 werkdagen nadat hij hierom is verzocht.

De Cliënt doet onherroepelijk en definitief afstand van het recht om de forfaitaire vaststelling van de aldus overeengekomen schadevergoeding te betwisten.

Annulering van het evenement door Mix Event

Mix Event heeft te allen tijde het recht het evenement te annuleren indien het in strijd is met de waarden en goede zeden van Mix Event. In dit geval heeft Mix Event het recht de door de opdrachtgever betaalde bedragen als schadevergoeding in te houden.

Aansprakelijkheid en verzekering

De klant is verantwoordelijk voor alle schade aan de ter beschikking gestelde ruimten en aan het gebouw. De Klant is eveneens verantwoordelijk voor schade veroorzaakt aan derden door zijn personeel, leveranciers, onderaannemers of elke persoon die door de Klant in het gebouw wordt gebracht. De Klant is eveneens verantwoordelijk voor alle schade aan voertuigen, infrastructuur en personen in de omgeving van de evenementenruimte of op en rond de voorziene parking.

De Cliënt verbindt zich ertoe de volgende verzekeringen af te sluiten:

Verzekering voor schade die kan worden toegebracht aan de gebouwen, installaties en uitrusting die ter beschikking van de Klant worden gesteld. Voor alle schade, aantasting en verlies dient de Opdrachtgever een verzekering “Aansprakelijkheid evenementenorganisatie” af te sluiten met een verzekerde limiet van minimaal 2.000.000 euro per schadegeval.
Verzekering voor schade die aan derden kan worden toegebracht. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om voor zichzelf en zijn werknemers een verzekering af te sluiten ter dekking van hun wettelijke aansprakelijkheid voor lichamelijke of materiële schade die hij aan derden, waaronder deelnemers aan zijn evenement, zou kunnen toebrengen.
Verzekering voor schade aan materialen en instrumenten van de Opdrachtgever.

De opdrachtgever zal op verzoek van Mix Event een bewijs van deze verzekering overleggen.

Bij gebreke daarvan heeft Mix Event het recht het evenement te weigeren zonder dat zij de klant op enigerlei wijze schadeloos moet stellen of een verzekering moet afsluiten voor rekening van de Organisator, die verantwoordelijk is voor de terugbetaling van eventuele premies aan de Organisator.

Mix Event heeft een verzekeringspolis afgesloten die haar eigen burgerlijke aansprakelijkheid dekt, voor alle lichamelijke of materiële schade die door haar medewerkers aan derden zou kunnen worden toegebracht. De opdrachtgever ziet af van elk verhaal tegen Mix Event voor de risico’s die niet gedekt worden door de objectieve aansprakelijkheidsverzekering van Mix Event.

Mix Event is in geen geval verantwoordelijk voor bewaking, beschadiging, diefstal of verlies van de door de klant gehuurde uitrusting en/of instrumenten, die aan hem of aan andere personen toebehoren in de ter beschikking gestelde lokalen, met inbegrip van de parking.

Sociale wetgeving

De klant is als enige verantwoordelijk, tot volledige kwijting van Mix Event, voor de naleving van alle bepalingen van de sociale wetgeving die van toepassing is op zijn personeel, leveranciers of onderaannemers. Mix Event is geenszins aansprakelijk voor elk arbeidsongeval van het personeel van de klant of van zijn onderaannemers en leveranciers.

Mix Event behoudt zich het recht voor schadevergoeding te eisen van de opdrachtgever ter dekking van de schade als gevolg van het niet naleven van de sociale wetgeving en de schade aan het imago van Mix Event en haar zusterbedrijven.

Administratieve vergunningen

In voorkomend geval garandeert de Klant dat hij over de nodige administratieve vergunningen beschikt om zijn evenement te organiseren.

Recht op toegang

Mix Event behoudt zich het recht voor om tijdens het evenement de aan de klant ter beschikking gestelde ruimtes te betreden om de correcte toepassing van deze voorwaarden te controleren.

Zij behoudt zich het recht voor om ter gelegenheid van haar bezoek foto’s van het evenement te maken en behoudt zich het recht voor, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de Klant uiterlijk de dag vóór het evenement, deze foto’s op welke wijze dan ook te reproduceren, mee te delen, over te dragen of te exploiteren.

Overmacht

Mix Event is ontslagen van haar verplichtingen jegens de klant en is niet gehouden tot enige schadevergoeding indien het evenement niet kan plaatsvinden door overmacht zoals brand, natuurramp, storm, explosie, aardbeving, wet of verordening van de overheid of rechterlijke beslissing, staking, lock-out, terroristische aanslagen of gevolgen van aanslagen, ziekte (epidemie, pandemie zoals Coronavirus), lock-down, of enige andere vorm van sociale onrust; bij gebrek aan elektriciteit of andere essentiële diensten, storing van technische middelen of enige andere of soortgelijke oorzaak buiten de redelijke controle van Mix Event.

In geval van annulering van het evenement wegens tijdelijke overmacht hebben de partijen het recht om een eenmalig uitstel van het evenement te vragen (onder voorbehoud van herziening van het contract, indien nodig, met inbegrip van de financiële voorwaarden) dat moet plaatsvinden binnen een jaar na het optreden van de overmacht. Alle op de datum van het intreden van de overmacht reeds betaalde of verschuldigde bedragen worden door Mix Event ingehouden.

In geval van annulering van het Contract wegens overmacht betaalt Mix Event alle door de Klant betaalde bedragen terug, verminderd met alle reeds door Mix Event gemaakte kosten.

Transfer

De rechten en verplichtingen die voor de partijen uit deze voorwaarden voortvloeien, kunnen niet worden overgedragen, tenzij met de uitdrukkelijke instemming van de andere partij. Onderverhuur is niet toegestaan.

De overeenkomst wordt niet automatisch beëindigd in geval van ontbinding van een partij als gevolg van een fusie, een fusie-achtige transactie of een andere herstructureringsoperatie als bedoeld in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en kan bij die gelegenheid geldig worden overgedragen.

Diverse bepalingen

De Algemene Voorwaarden en de ondertekening van het Aanbod vormen de volledige overeenkomst tussen de Partijen en vervangen elk eerder document, intentieverklaring, overeenkomst, contract of voorstel voor een contract, schriftelijke of mondelinge uitwisseling, tussen de Partijen.

De nietigheid van een of meer clausules of delen van clausules in de Algemene Voorwaarden tast de geldigheid van de Algemene Voorwaarden als geheel niet aan. Indien nodig zullen de partijen trachten de ongeldige clausule of het ongeldige deel van een clausule te vervangen door een clausule van gelijkwaardige aard.