Hotel & evenementen, algemene voorwaarden

See here the Hotel & Events – Terms and Conditions in English - Voir ici les Hotel & Events – Conditions Générales en Français

De huidige voorwaarden worden afgesloten:

TUSSEN:

MIX HOTEL, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1170 Brussel, Vorstlaan 25, bus 1 (BCE: 0769.967.687);

Hierna "Mix Hotel" genoemd.

MIX EVENT, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1170 Brussel, Vorstlaan 25, bus 2 (BCE: 0769.967.489);

Hierna "Mix Event" genoemd.

Hier samen "Mix" genoemd.

NL:

Elke natuurlijke of rechtspersoon die, persoonlijk en/of als wettelijk vertegenwoordiger, na kennisname en goedkeuring van de algemene voorwaarden van Mix, een reservering of aankoop heeft gedaan.

Hierna de "Klant" genoemd.

BEPALINGEN DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP ALLE SOORTEN RESERVERINGEN OF AANKOPEN BIJ MIX

Toepassingsgebied

Deze voorwaarden zijn van toepassing op:

het gebruik van de website (https://mix.brussels/);
reserveringen gemaakt met Mix Hotel;
evenementboekingen gemaakt met Mix Event.

Tenzij er bijzondere schriftelijke bepalingen zijn opgesteld door een bevoegde persoon, zijn deze algemene voorwaarden van toepassing op alle door Mix geleverde diensten en op alle afgesloten of uit te voeren overeenkomsten.

Deze voorwaarden gelden voor zover daarvan niet uitdrukkelijk wordt afgeweken in een overeenkomst tussen Mix en een Opdrachtgever.

Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar en toegankelijk op de website van Mix (https://mix.brussels/) en worden daarom geacht voldoende te zijn medegedeeld aan opdrachtgevers, opdrachtnemers en derden.

Door de website https://mix.brussels/ te bekijken en via deze website aankopen of reserveringen te doen, aanvaardt de Klant volledig de Algemene Voorwaarden.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk door Mix zijn aanvaard.

Overdracht

Reserveringen van klanten bij Mix zijn niet overdraagbaar zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mix.

Gereserveerde kamers of ruimtes mogen niet aan derden worden onderverhuurd.

Bij hotelboekingen namens derden moet de persoon die de boeking maakt, de identiteit van de gasten die daadwerkelijk in het hotel zullen verblijven, bekendmaken.

GDPR

Mix voldoet aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG) betreffende de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, evenals aan de wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de verwerking van persoonsgegevens.

Mix verbindt zich er daarom toe alle persoonlijke informatie die via de website wordt verzameld of door de Klant wordt verstrekt via e-mail, bij boekingen of op andere manieren, vertrouwelijk te behandelen en te beschermen.

Alle informatie over de verwerking van je persoonsgegevens vind je op https://mix.brussels/privacy-policy/

Intellectuele rechten

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene directie van Mix mag de Klant geen tekens, acroniemen, logo’s die aan Mix of het bedrijf verbonden zijn, noch foto’s gemaakt op de terreinen van Mix tijdens de uitvoering van het contract, gebruiken of vermelden voor professionele of commerciële doeleinden.

Klachten

Het hele Mix-team hoopt dat onze diensten je tevreden stellen.

Als u een klacht heeft, kan je een e-mail sturen naar claim@mix.brussels.

Een klacht is alleen geldig als deze binnen 8 dagen na verzending van de factuur of het einde van het verblijf wordt ingediend.

Dieren

Dieren zijn ten strengste verboden op het hele Mix-terrein.

Nietigheid

Indien een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, onwettig of zonder rechtsgevolg is, blijven de geldigheid, wettigheid en uitvoering van de overige bepalingen onaangetast. De partijen verbinden zich ertoe de ongeldige, onwettige of niet-werkzame bepaling te vervangen door een geldige, wettelijke en werkzame bepaling die, voor zover mogelijk, dezelfde rechten en verplichtingen bevat als de te vervangen bepaling.

Toevoegingen en wijzigingen

Elke aanvulling of wijziging van deze voorwaarden die de rechten en verplichtingen van een der partijen uitbreidt of beperkt, is slechts geldig indien zij schriftelijk tussen de partijen is overeengekomen.

Toepasselijk recht - jurisdictie

Op deze algemene voorwaarden is het Belgische recht van toepassing.

In geval van discussie of geschil over de toepassing of interpretatie van deze algemene voorwaarden verbinden beide partijen zich ertoe eerst een minnelijke oplossing te zoeken alvorens een gerechtelijke procedure in te leiden.

De rechtbanken van Brussel, Franstalige afdeling, zijn bevoegd voor alle geschillen met betrekking tot deze voorwaarden, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders bepalen.

ALGEMENE VOORWAARDEN MIX HOTEL

Reserveringsvoorwaarden

Een geldige creditcard moet worden verstrekt op het moment van de reservering om de reservering te garanderen.

Door een kamer bij ons te boeken, ga je ermee akkoord dat het volledige reserveringsbedrag in rekening wordt gebracht op de bij de reservering opgegeven creditcard zodra de gratis annuleringsperiode is verstreken. Voor niet-restitueerbare tarieven wordt dit bedrag bij de bevestiging van de reservering afgeschreven. Voor flexibele tarieven wordt dit bedrag 24 uur vóór de aankomstdatum afgeschreven.

Indien je jouw reservering na deze periode annuleert of wijzigt, of in geval van no-show, is het volledige reserveringsbedrag verschuldigd en wordt dit in rekening gebracht op jouw creditcard. Uitstel of wijziging is niet mogelijk.

Indien de creditcard wordt geweigerd, behoudt Mix Hotel zich het recht voor de reservering te annuleren of, indien nodig, een alternatieve betalingswijze aan te bieden.

De creditcard die voor de reservering is gebruikt en een geldig identiteitsbewijs moeten bij het inchecken worden overgelegd.

Als de naam op de identiteitskaart of het paspoort dat bij het inchecken wordt getoond niet overeenkomt met de naam op de creditcard die voor de reservering is gebruikt, moet een schriftelijke toestemming van de creditcardhouder worden verstrekt via een reserveringsformulier.

Indien de identiteit van de kaarthouder en zijn/haar instemming met het gebruik van de kaart niet kunnen worden gevalideerd, moet vóór het inchecken een alternatieve betalingswijze worden verstrekt.

Bij gebreke daarvan behoudt Mix Hotel zich het recht voor de reservering te annuleren.

Alle extra diensten die tijdens het verblijf worden geboekt of verbruikt, worden rechtstreeks in rekening gebracht op de bij de reservering opgegeven creditcard of op een andere door de Klant vooraf opgegeven betaalmethode.

annulatievoorwaarden

De annulatievoorwaarden zijn de voorwaarden die gelden voor elk tarief dat op onze website wordt aangeboden.

Groepsreserveringen

Reserveringen van 8 of meer kamers (voor privé- of zakelijke reizen) worden beschouwd als groepsreserveringen.

Er gelden speciale tarieven en voorwaarden. Neem contact met ons op via group.hotel@mix.brussels om je aanvraag in te dienen.

1. Groepsaanbieding

De door Mix Hotel aan de klant verstrekte aanbieding voor een reservering van meer dan 8 kamers, hierna de “groepsaanbieding” genoemd, is slechts gedurende een beperkte periode geldig. Na de in de aanbieding vermelde termijn vervalt de aanbieding.

De groepsaanbieding wordt door de klant geaccepteerd zodra deze ondertekend voor goedkeuring is teruggestuurd naar Mix, naar het e-mailadres dat in de groepsaanbieding is vermeld, en het voorschot is betaald.

Zodra de groepsaanbieding is geaccepteerd, is deze bindend voor beide partijen.

Indien Mix tijdens de geldigheidsperiode van de groepsaanbieding een reserveringsaanvraag voor kamers van een derde ontvangt, en er op dezelfde datum geen andere kamers beschikbaar zijn dan die van de nog niet geaccepteerde groepsaanbieding, zal Mix de klant hiervan op de hoogte stellen. De klant heeft dan 24 uur de tijd om de aanbieding met voorrang te ondertekenen. Na het verstrijken van deze termijn is Mix vrij om een overeenkomst met de geïnteresseerde derde aan te gaan.

2. Facturering en vooruitbetaling

2.1 Reservering van minder dan 50 nachten

Bij ondertekening van de aanbieding wordt een eerste aanbetaling van 50% van de in de aanbieding vermelde prijs inclusief btw bij de klant in rekening gebracht. Deze aanbetaling dient binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur per e-mail volledig te worden betaald. Bij niet-betaling binnen deze termijn kan Mix er ofwel van uitgaan dat zij niet langer gebonden is aan de voorwaarden van de aanbieding, of besluiten de uitvoering van het gesloten contract te eisen.

Eén maand vóór aanvang van het verblijf wordt een tweede aanbetaling van 40% van de in de aanbieding vermelde prijs inclusief btw gefactureerd en dient deze binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur volledig te worden betaald. Bij niet-betaling behoudt Mix zich het recht voor de reservering te annuleren.

Tien dagen vóór aanvang van het verblijf wordt het resterende bedrag van 10% van de in de aanbieding vermelde prijs inclusief btw gefactureerd en dient dit binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur volledig te worden betaald. Bij niet-betaling behoudt Mix zich het recht voor de reservering te annuleren.

Elke factuur die geheel of gedeeltelijk niet op de vervaldatum wordt betaald, brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een rente van 1% per maand over het openstaande bedrag met zich mee. Bovendien wordt bij niet-betaling het openstaande bedrag verhoogd met 15%, met een minimum van 125 euro als forfaitaire schadevergoeding.

2.2 Reservering van meer dan 50 nachten

Drie maanden vóór aanvang van het verblijf wordt een tweede aanbetaling van 20% van de in de aanbieding vermelde prijs inclusief btw gefactureerd en dient deze binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur volledig te worden betaald. Bij niet-betaling behoudt Mix zich het recht voor de reservering te annuleren, zonder dat de klant aanspraak kan maken op enige schadevergoeding.

Eén maand vóór aanvang van het verblijf wordt een derde aanbetaling van 20% van de in de aanbieding vermelde prijs inclusief btw gefactureerd en dient dit binnen 4 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur volledig te worden betaald. Bij niet-betaling behoudt Mix zich het recht voor de reservering te annuleren, zonder dat de klant aanspraak kan maken op enige schadevergoeding.

3. Annulering van de reservering door de klant

3.1 Annulering van een groepsreservering van minder dan 50 nachten

Tot één maand vóór aanvang van het verblijf kan de klant 50% van het aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Tot tien dagen vóór aanvang van het verblijf kan de klant 10% van het resterende aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

3.2 Annulering van een groepsreservering van meer dan 50 nachten

Tot drie maanden vóór aanvang van het verblijf kan de klant 50% van het aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Tot één maand vóór aanvang van het verblijf kan de klant 30% van het resterende aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Tot tien dagen vóór aanvang van het verblijf kan de klant 10% van het resterende aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Tot drie dagen vóór aanvang van het verblijf kan de klant 5% van het resterende aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

4. Wijziging van het aantal gereserveerde nachten

Tot 15 dagen voor de aanvangsdatum van de reservering kan de Klant, onder voorbehoud van beschikbaarheid bij Mix hotel, het aantal gereserveerde nachten wijzigen door het aantal nachten met 5% te verhogen.

De klant moet zijn wijzigingsverzoek per e-mail sturen naar group.hotel@mix.brussels.

Verantwoordelijkheid

Mix Hotel aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade aan auto’s en fietsen in de parking, noch voor diefstal van voorwerpen die daarin zijn achtergelaten. Mix Hotel is evenmin verantwoordelijk voor diefstal, verlies of vermissing van voorwerpen die in de kamer of bij de receptie zijn achtergelaten, of van goederen in de voor het publiek toegankelijke ruimtes van Mix.

De gast is jegens Mix Hotel aansprakelijk voor schade aan personen, hoteleigendommen, faciliteiten, uitrusting en het algemene terrein van Mix.

Mogelijke schade

Bij aankomst is een minimale borg van 200,00 euro vereist. Dit bedrag wordt bij het inchecken op je creditcard geautoriseerd en vrijgegeven bij vertrek, mits de accommodatie bij inspectie in goede staat wordt bevonden. Als je geen geldige creditcard hebt, kan de borg contant of via een debetkaart worden voldaan.

Bij schade tijdens je verblijf wordt een forfaitair bedrag van maximaal 1.000,00 euro in rekening gebracht op de creditcard die voor je reservering is gebruikt, ter vergoeding van de veroorzaakte schade. Dit forfait sluit niet uit dat Mix Hotel een hoger bedrag kan opeisen als de werkelijke schade dit vereist.

Overmacht

In geval van overmacht of een onvoorziene gebeurtenis buiten haar controle (zoals, maar niet beperkt tot: overmacht, oorlog, overheidsmaatregelen, terrorisme, rampen, stakingen, burgerlijke onrust, beperking van vervoer of andere noodsituaties) is Mix Hotel van haar verplichtingen ontslagen, zonder dat dit recht geeft op enige schadevergoeding. Mix Hotel verplicht zich echter de gast via alle mogelijke middelen te informeren om eventuele schade te beperken.

Pakketten

De pakketten worden als geheel verkocht. Terugbetaling voor ongebruikte diensten is niet mogelijk (bijvoorbeeld wanneer de Klant geen gebruikmaakt van de wellnessfaciliteiten of het inbegrepen ontbijt niet afneemt, enzovoort).

Facturarie

Het factuuradres en de identiteit van de ontvanger van de factuur kunnen bij het inchecken worden ingevoerd. Anders wordt de factuur gestuurd naar de persoon die de reservering heeft gemaakt. Voor eventuele wijzigingen van de factuur na het uitchecken worden 50,00 euro administratiekosten in rekening gebracht aan de gast.

Achterstandsrente

In geval van laattijdige betaling van een factuur is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest van 1% per maand verschuldigd tot volledige en definitieve betaling van het verschuldigde bedrag.

Bovendien kan vanaf de eerste ingebrekestelling een forfaitair bedrag gelijk aan 15% van het totaal verschuldigde bedrag, met een minimum van 125,00 euro, worden gevorderd.

Elke vertraging in de betaling van één enkele factuur geeft Mix het recht al zijn diensten, van welke aard ook, op te schorten.

Rookvrij hotel

Mix Hotel is een rookvrij etablissement. Bij overtreding wordt een vast bedrag van 500,00 euro in rekening gebracht op de kaart waarmee de reservering is gemaakt.

Toeristenbelasting

Per nacht geldt een toeristenbelasting van 4,24 euro.

Label

Alle gasten moeten de etiquette van Mix Hotel respecteren en zich gedragen volgens de geldende normen in het hotel. Elke ernstige of herhaalde overtreding door een gast geeft Mix Hotel het recht het contract zonder voorafgaande kennisgeving te beëindigen.

De Klant verbindt zich ertoe geen personen uit te nodigen waarvan het gedrag, de reputatie of de integriteit op enigerlei wijze schade kan toebrengen aan de eigendommen of het morele imago van Mix. Mix behoudt zich het recht voor om indien nodig in te grijpen en kan bij niet-naleving het evenement annuleren zonder enige schadevergoeding.

Het is verboden eigen drank of voedsel te nuttigen in de gemeenschappelijke ruimten van de Mix.

ALGEMENE VOORWAARDEN VAN HET MIX EVENT

Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de terbeschikkingstelling van evenementenruimtes door ROYALE WORK SRL, hierna “Mix Event”, tenzij hiervan wordt afgeweken door bijzondere voorwaarden die schriftelijk zijn overeengekomen tussen Mix Event en de Klant. Onder Klant wordt verstaan de persoon die de offerte voor de terbeschikkingstelling van evenementenruimtes door Mix Event aanvraagt en ondertekent, hierna de “Offerte”.

Ze zijn ook van toepassing op alle personen die voor hen of voor de Klant werken of ingeschakeld worden (zoals leveranciers, onderaannemers, externe dienstverleners, enz.). De Klant verplicht zich deze Algemene Voorwaarden aan hen mee te delen en toezien op de naleving ervan.

De Klant kan zich derhalve in geen geval beroepen op de toepassing van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden.

Het niet toepassen van een clausule in deze algemene voorwaarden mag niet worden opgevat als een afstand van het recht van Mix Event om er later aanspraak op te maken.

Aanbiedingen

De door Mix Event aan de Klant verstrekte aanbiedingen hebben een beperkte geldigheidsduur. Zonder schriftelijke bevestiging van de Klant uiterlijk op de laatste dag van de vermelde geldigheidsperiode wordt de Aanbieding als geannuleerd en nietig beschouwd.

De Offerte wordt geacht door de Klant te zijn aanvaard zodra deze voor akkoord is ondertekend en teruggestuurd naar het e-mailadres dat op de Offerte is vermeld, en het voorschot is betaald.

Zodra het aanbod is aanvaard, is het bindend voor beide partijen.

Indien Mix Event tijdens de geldigheidsduur van de Offerte een aanvraag van een derde ontvangt om op dezelfde datum dezelfde evenementenruimte te reserveren als die in de nog niet aanvaarde Offerte, zal Mix Event de Klant hiervan op de hoogte brengen. De Klant heeft dan 48 uur de tijd om de Offerte prioritair te ondertekenen. Na deze termijn is Mix Event vrij om met de geïnteresseerde derde een overeenkomst aan te gaan.

Staat van de lokalen - restauratie - bestemming van de lokalen

De aan de Klant ter beschikking gestelde evenementruimtes zijn uitsluitend die vermeld in de Offerte. De Klant erkent dat hij de gelegenheid heeft gehad deze te bezichtigen en dat zowel de ruimtes als de uitrusting zich in goede staat bevinden. Indien de Klant van mening is dat dit niet het geval is, dient hij Mix Event uit te nodigen voor een gezamenlijke inspectie van de ruimtes, waarvan een schriftelijk verslag wordt opgemaakt.

De Klant is verantwoordelijk voor alle schade die tijdens het evenement ontstaat. Hij verplicht zich alle kosten voor het herstel van de ter beschikking gestelde ruimtes te dragen en verbindt zich bovendien Mix Event volledig te vergoeden bij beschadiging of verlies van (een deel van) de uitrusting.

De Klant mag de ter beschikking gestelde evenementruimtes alleen gebruiken voor het in de offerte afgesproken doel, binnen het vastgestelde tijdschema en in het algemeen in overeenstemming met alle voorwaarden van de offerte (met name wat betreft het aantal deelnemers). Bij overschrijding van het tijdschema brengt Mix Event een forfaitair uurtarief van 2.500,00 euro exclusief BTW in rekening, onverminderd het recht van Mix Event om een hogere schadevergoeding te vorderen indien de omvang van de schade wordt aangetoond.

Het beroep wordt op verantwoorde wijze uitgeoefend.

Roken is strikt verboden tenzij in de daarvoor bestemde ruimtes.

De Klant die inrichtingswerkzaamheden wenst uit te voeren in verband met het georganiseerde evenement, dient vooraf de schriftelijke toestemming van Mix Event te bekomen. Alle inrichtingswerkzaamheden worden uitgevoerd op kosten van de klant, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke of reglementaire maatregelen.

Alle veiligheidsvoorzieningen en nooduitgangen moeten te allen tijde vrij, toegankelijk en zichtbaar zijn.

Zij mogen geen schade toebrengen aan de ter beschikking gestelde ruimtes, de gemeenschappelijke ruimtes of de omgeving.

Gedurende het gehele evenement verbindt de Klant zich ertoe onafgebroken aanwezig te blijven in de ter beschikking gestelde ruimtes. Hij onthoudt zich van en verbiedt elke gevaarlijke activiteit en waarborgt te allen tijde de toegang en doorgang in de toegangswegen en nooduitgangen.

Tenzij anders overeengekomen, mag de Klant in de ter beschikking gestelde ruimtes geen decoraties aanbrengen die de uitstraling of functionaliteit van de ruimtes verstoren. Indien de…

Als de klant tijdens het evenement speciale signalisatie wil aanbrengen, moet vooraf schriftelijk akkoord van Mix Event worden verkregen.

Reclame is ten strengste verboden in alle gemeenschappelijke ruimtes van De Mix, evenals rondom het gebouw, op parkeerplaatsen, groenstroken en dergelijke.

Aan het einde van de huurperiode zorgt de Klant ervoor dat alle tijdens het evenement gebruikte voorwerpen worden verwijderd en de ruimtes in hun oorspronkelijke staat worden teruggebracht.

De omgeving moet ook worden schoongemaakt en ontdaan van alle materialen.

Diensten tegen betaling door gespecialiseerde partners

Mix Event heeft dienstencontracten gesloten met verschillende spelers die gespecialiseerd zijn in de volgende diensten:

Levering van voedsel en drank, catering
audiovisuele technische diensten
reinigingsdiensten
diensten voor het recycleren en verwijderen van afval
hostess-diensten
bewakingsdiensten

De klant gaat akkoord de afspraken tussen Mix Event en de gespecialiseerde partners na te leven.

Voor overige diensten die doorgaans nodig zijn bij de organisatie van een evenement, staat Mix Event de klant bij en biedt ondersteuning waar nodig.

Audiovisuele technieken

Alle audiovisuele technieken en alles wat met geluid- en beeldproductie te maken heeft, worden verzorgd door AUVICOM. Haar diensten maken deel uit van het Aanbod, afhankelijk van de door de Klant gekozen opstelling.

Als de klant andere opstellingen wenst dan de voorgestelde, neemt hij contact op met AUVICOM, die hiervoor een aparte offerte zal sturen. Voor deze extra dienstverlening zal AUVICOM een factuur opstellen.

De Klant zorgt ervoor dat de geluidsinstallatie en andere technologie zo worden ingesteld dat de overige bewoners van het gebouw en de omwonenden niet worden overlast. Het maximale geluidsniveau moet in elk geval voldoen aan de geldende wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften.

Bij niet-naleving hiervan behoudt Mix Event zich het recht voor om tijdens het evenement alle noodzakelijke maatregelen te nemen (zoals het verlagen van het geluidsniveau of het direct beëindigen van het evenement) en van de klant een schadevergoeding te eisen voor eventuele geleden schade.

De Klant gaat er ook mee akkoord alle royalty’s, belastingen en andere verschuldigde kosten te betalen die voortvloeien uit de intellectuele eigendomsrechten van elk audiovisueel materiaal dat tijdens het evenement wordt uitgezonden.

Facturatie - Vooruitbetaling - Eindafrekening - Variabele kosten

Het bedrag voor het gebruik van de ruimte en de bijbehorende diensten dient te worden betaald volgens de onderstaande voorwaarden.

Een voorschot van 60% van de in de offerte vermelde prijs inclusief BTW wordt gefactureerd na ontvangst van de door de Klant aanvaarde offerte. Dit voorschot is betaalbaar binnen de 7 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur per e-mail. Bij gebrek aan betaling binnen deze termijn kan Mix Event zich niet langer gebonden achten door de voorwaarden van de offerte of beslissen de uitvoering van de gesloten overeenkomst te eisen.

Het saldo van 40% van de prijs inclusief BTW vermeld op de offerte wordt een maand voor het evenement gefactureerd en moet volledig betaald worden ten laatste 10 werkdagen voor de datum van het evenement. Bij gebreke hieraan behoudt Mix Event zich het recht voor geen toegang te verlenen tot de gereserveerde evenementruimtes.

Indien in de offerte variabele kosten zijn opgenomen, worden deze binnen 15 dagen na het evenement aan de klant gefactureerd. Deze factuur is betaalbaar binnen 30 dagen.

Elke factuur die op haar vervaldag geheel of gedeeltelijk onbetaald blijft, brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een rente op van 1% per maand op het onbetaalde bedrag. Bovendien wordt bij niet-betaling de onbetaalde factuur verhoogd met 15% met een minimum van 125,00 euro als forfaitaire schadevergoeding.

MIX EVENT

Annulering van gereserveerde kamers door de klant in kader van een evenement.

1.1 Groepsreservering van minder dan 50 nachten

Tot één maand vóór aanvang van het verblijf kan de klant 50% van het aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Tot tien dagen vóór aanvang van het verblijf kan de klant 10% van het resterende aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

1.2 Groepsreservering van meer dan 50 nachten

Tot drie maanden vóór aanvang van het verblijf kan de klant 50% van het aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Tot zes weken vóór aanvang van het verblijf kan de klant 30% van het resterende aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Tot drie weken vóór aanvang van het verblijf kan de klant 15% van het resterende aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Tussen de 21e en de 3e dag vóór aanvang van het verblijf kan de klant 5% van het resterende aantal geboekte nachten kosteloos annuleren.

Wijziging van het aantal gereserveerde nachten

Tot vijftien dagen vóór de aanvangsdatum van de reservering kan de klant het aantal geboekte nachten wijzigen door dit met 5% te verminderen of, onder voorbehoud van beschikbaarheid bij Mix, met 5% te verhogen.

De klant moet zijn verzoek tot wijziging per e-mail sturen naar events@mix.brussels.

De datum van het evenement wijzigen

Indien de Klant de datum van het Evenement wenst te wijzigen, en op voorwaarde dat de nieuwe datum binnen de drie maanden (voor of na) de in het kader van het oorspronkelijke aanbod gekozen datum valt, dient hij zijn verzoek schriftelijk aan Mix Event te richten.

Deze wijziging geschiedt zonder schadevergoeding op voorwaarde dat Mix Event de evenementruimte op de oorspronkelijk overeengekomen datum en binnen de grenzen van de beschikbaarheid van Mix Event aan een andere klant ter beschikking heeft kunnen stellen.

Bij gebreke daarvan is de Klant een forfaitaire vergoeding verschuldigd gelijk aan 30% van het totale bedrag van de Aanbieding inclusief BTW, indien de gevraagde wijziging meer dan 6 (zes) maanden vóór de datum waarop de dienst ter beschikking moet worden gesteld, plaatsvindt.

Indien de beslissing tot wijziging van de offerte wordt genomen tussen de 120e dag en de 3e maand voor de datum waarop de offerte ter beschikking wordt gesteld, is de opdrachtgever een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 60% BTW van het bedrag van de offerte. In dit geval verbeurt de Klant het voorschot aan Mix Event als schadevergoeding indien het voorschot reeds betaald werd. Indien het voorschot nog niet gefactureerd/betaald is op het ogenblik van de annulering van het evenement, zal de Klant de schadevergoeding betalen binnen de 10 werkdagen na het verzoek.

Indien de Klant de datum van het evenement minder dan dertig dagen voor de in de Offerte vermelde datum wijzigt, is de Klant een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 100% inclusief BTW van het bedrag van de Offerte. Indien dit bedrag nog niet volledig is gefactureerd/betaald, zal de Klant (het saldo van) de schadevergoeding betalen binnen 10 werkdagen nadat hij hierom is verzocht.

Wijziging van het aantal deelnemers door de klant vóór het evenement

Tot vijftien (15) dagen voor de aanvangsdatum van de boeking kan de Klant het aantal deelnemers wijzigen door het aantal deelnemers met maximaal 5% te verlagen of het aantal deelnemers met maximaal 5% te verhogen.

Mix Event behoudt zich het recht voor om verhogingen van deelnemers van meer dan 5% te accepteren indien dit technisch mogelijk is.

De Klant stuurt zijn verzoek tot wijziging per e-mail naar events@mix.brussels.

Annulering van het evenement door de Klant

Indien de Opdrachtgever het evenement meer dan dertig dagen voor de in de vermelde Offerte overeengekomen datum annuleert, is de Opdrachtgever een schadevergoeding verschuldigd die overeenkomt met 60% BTW inbegrepen van het bedrag van de Offerte. In dit geval verliest de Klant het voorschot aan Mix Event als schadevergoeding indien het voorschot reeds betaald werd. Indien het voorschot nog niet werd gefactureerd/betaald op het ogenblik van de annulering van het evenement, zal de Klant de schadevergoeding betalen binnen de 10 werkdagen na het verzoek dat hem werd gedaan.

Indien de Klant het Evenement minder dan dertig dagen voor de in de Offerte vermelde datum annuleert, is de Klant een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 100% van het bedrag van de Offerte, inclusief BTW. Indien dit bedrag nog niet volledig is gefactureerd/betaald, zal de Klant (het saldo van) de schadevergoeding betalen binnen 10 werkdagen nadat hij hierom is verzocht.

De Klant doet onherroepelijk en definitief afstand van het recht om de forfaitaire vaststelling van de aldus overeengekomen schadevergoeding te betwisten.

Annulering van het evenement door Mix Event

Mix Event heeft te allen tijde het recht het evenement te annuleren indien het in strijd is met de waarden en goede zeden van Mix Event. In dit geval heeft Mix Event het recht de door de opdrachtgever betaalde bedragen als schadevergoeding in te houden.

Aansprakelijkheid en verzekering

De Klant is verantwoordelijk voor alle schade aan de ter beschikking gestelde ruimten en aan het gebouw. De Klant is eveneens verantwoordelijk voor schade veroorzaakt aan derden door zijn personeel, leveranciers, onderaannemers of elke persoon die door de Klant in het gebouw wordt gebracht. De Klant is eveneens verantwoordelijk voor alle schade aan voertuigen, infrastructuur en personen in de omgeving van de evenementenruimte of op en rond de voorziene parking.

De Klant verbindt zich ertoe de volgende verzekeringen af te sluiten:

Verzekering voor schade die kan worden toegebracht aan de gebouwen, installaties en uitrusting die ter beschikking van de Klant worden gesteld. Voor alle schade, aantasting en verlies dient de Opdrachtgever een verzekering "Aansprakelijkheid evenementenorganisatie" af te sluiten met een verzekerde limiet van minimaal 2.000.000 euro per schadegeval.
Verzekering voor schade die aan derden kan worden toegebracht. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om voor zichzelf en zijn werknemers een verzekering af te sluiten ter dekking van hun wettelijke aansprakelijkheid voor lichamelijke of materiële schade die hij aan derden, waaronder deelnemers aan zijn evenement, zou kunnen toebrengen.
Verzekering voor schade aan materialen en instrumenten van de Opdrachtgever.

De opdrachtgever zal op verzoek van Mix Event een bewijs van deze verzekering overleggen.

Bij gebreke daarvan heeft Mix Event het recht het evenement te weigeren zonder dat zij de klant op enigerlei wijze schadeloos moet stellen of een verzekering moet afsluiten voor rekening van de Organisator, die verantwoordelijk is voor de terugbetaling van eventuele premies aan de Organisator.

Mix Event heeft een verzekeringspolis afgesloten die haar eigen burgerlijke aansprakelijkheid dekt, voor alle lichamelijke of materiële schade die door haar medewerkers aan derden zou kunnen worden toegebracht. De opdrachtgever ziet af van elk verhaal tegen Mix Event voor de risico's die niet gedekt worden door de objectieve aansprakelijkheidsverzekering van Mix Event.

Mix Event is in geen geval verantwoordelijk voor bewaking, beschadiging, diefstal of verlies van de door de klant gehuurde uitrusting en/of instrumenten, die aan hem of aan andere personen toebehoren in de ter beschikking gestelde lokalen, met inbegrip van de parking.

Sociale wetgeving

De Klant is als enige verantwoordelijk, tot volledige kwijting van Mix Event, voor de naleving van alle bepalingen van de sociale wetgeving die van toepassing is op zijn personeel, leveranciers of onderaannemers. Mix Event is geenszins aansprakelijk voor elk arbeidsongeval van het personeel van de klant of van zijn onderaannemers en leveranciers.

Mix Event behoudt zich het recht voor schadevergoeding te eisen van de opdrachtgever ter dekking van de schade als gevolg van het niet naleven van de sociale wetgeving en de schade aan het imago van Mix Event en haar zusterbedrijven.

Administratieve vergunningen

In voorkomend geval garandeert de Klant dat hij over de nodige administratieve vergunningen beschikt om zijn evenement te organiseren.

Recht op toegang

Mix Event behoudt zich het recht voor om tijdens het evenement de aan de klant ter beschikking gestelde ruimtes te betreden om de correcte toepassing van deze voorwaarden te controleren.

Zij behoudt zich het recht voor om ter gelegenheid van haar bezoek foto's van het evenement te maken en behoudt zich het recht voor, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de Klant uiterlijk de dag vóór het evenement, deze foto's op welke wijze dan ook te reproduceren, mee te delen, over te dragen of te exploiteren.

Overmacht

Mix Evenement is ontslagen van haar verplichtingen jegens de klant en is niet gehouden tot enige schadevergoeding indien het evenement niet kan plaatsvinden door overmacht zoals merk, natuurramp, storm, explosie, aardbeving, wet of verordening van de overheid of rechterlijke beslissing, staking, lock-out, terroristische aanslagen of gevolgen van aanslagen, ziekte (epidemie, pandemie zoals Coronavirus), lock-down, of enige andere vorm van sociale onrust; bij gebrek aan elektriciteit of andere essentiële diensten, storing van technische middelen of enige andere of soortgelijke oorzaak buiten de redelijke controle van Mix Event.

In geval van annulering van het evenement wegens tijdelijke overmacht hebben de partijen het recht om een eenmalig uitstel van het evenement te vragen (onder voorbehoud van herziening van het contract, indien nodig, met inbegrip van de financiële voorwaarden) dat moet plaatsvinden binnen een jaar na het optreden van de overmacht. Alle op de datum van het intreden van de overmacht reeds betaalde of verschuldigde bedragen worden door Mix Event ingehouden.

In geval van annulering van het Contract wegens overmacht betaalt Mix Event alle door de Klant betaalde bedragen terug, verminderd met alle reeds door Mix Event gemaakte kosten.

Overdracht

De rechten en verplichtingen die voor de partijen uit deze voorwaarden voortvloeien, kunnen niet worden overgedragen, tenzij met de uitdrukkelijke instemming van de andere partij. Onderverhuur is niet toegestaan.

De overeenkomst wordt niet automatisch beëindigd in geval van ontbinding van een partij als gevolg van een fusie, een fusie-achtige transactie of een andere herstructureringsoperatie als bedoeld in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en kan bij die gelegenheid geldig worden overgedragen.

Diverse bepalingen

De Algemene Voorwaarden en de ondertekening van het Aanbod vormen de volledige overeenkomst tussen de Partijen en vervangen elk eerder document, intentieverklaring, overeenkomst, contract of voorstel voor een contract, schriftelijke of mondelinge uitwisseling, tussen de Partijen.

De nietigheid van een of meer clausules of delen van clausules in de Algemene Voorwaarden proeft de geldigheid van de Algemene Voorwaarden als geheel niet aan. Indien nodig zullen de partijen trachten de ongeldige clausule of het ongeldige deel van een clausule te vervangen door een clausule van gelijkwaardige aard.