Hotel & Events Conditions Générales
See here the Hotel & Events – Terms and Conditions in English
Zie hier de Hotel & Events – Algemene Voorwaarden in het Nederlands
Les présentes conditions sont conclues :
ENTRE :
SRL ROYALE HOTEL, dont le siège social est situé à 1170 Bruxelles, Boulevard du Souverain 25, boîte 1 (BCE : 0769.967.687) ;
Ci-après dénommée “Mix Hotel”.
SRL ROYALE WORK, dont le siège social est situé à 1170 Bruxelles, Boulevard du Souverain 25, boîte 2 (BCE : 0769.967.489) ;
Ci-après dénommé “Mix Event”.
Ci-après dénommés ensemble ” Mix “.
ET :
Toute personne physique ou morale qui, à titre personnel et/ou en tant que représentant légal, après avoir consulté et approuvé les conditions générales de Mix, a décidé d’effectuer des réservations ou des achats.
Ci-après dénommé le “Client”
DISPOSITIONS APPLICABLES A TOUS LES TYPES DE RESERVATIONS OU D’ACHATS CHEZ MIX
Champ d’application
Les présentes conditions générales s’appliquent à :
l’utilisation du site web (https://mix.brussels/) ;
aux réservations effectuées auprès de Mix Hotel ;
aux réservations d’événements effectuées auprès de Mix Event.
Sauf dispositions écrites particulières établies par une personne habilitée, les présentes conditions générales s’appliquent à tous les services fournis par Mix et à tous les contrats conclus ou à exécuter.
Les présentes conditions générales s’appliquent dans la mesure où il n’y est pas expressément dérogé dans un accord entre Mix et un Client.
Les présentes conditions générales sont disponibles et accessibles sur le site web de Mix https://mix.brussels/. Elles sont donc réputées avoir été suffisamment portées à la connaissance des clients, des contractants et des tiers.
En naviguant sur le site https://mix.brussels/ et en effectuant des achats ou des réservations via ce site, le Client accepte pleinement les présentes conditions générales.
Toute dérogation à ces conditions n’est valable que si elle est acceptée par écrit par Mix.
Transfert
Les réservations effectuées par les clients auprès de Mix ne peuvent être cédées ou transférées sans l’accord écrit préalable de Mix.
Les chambres ou espaces réservés ne peuvent être sous-loués à des tiers.
Dans le cas de réservations d’hôtel effectuées pour le compte de tiers, la personne qui effectue la réservation doit communiquer l’identité des personnes qui séjourneront effectivement sur place.
GDPR
Mix respecte le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (Règlement général sur la protection des données ou RGPD) ainsi que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
En conséquence, Mix s’engage à protéger et à assurer la confidentialité de toutes les informations personnelles collectées via le site web ou communiquées par le client lors de contacts par e-mail, lors de réservations, ou par tout autre moyen.
Toutes les informations sur le traitement de vos données personnelles sont disponibles sur le site https://mix.brussels/privacy-policy/.
Droits intellectuels
Sans autorisation écrite préalable de la direction générale de Mix, il est interdit au Client de faire référence ou d’utiliser à des fins professionnelles ou commerciales les signes, acronymes, logos dépendant des noms de Mix ou de la société, ainsi que les photos prises dans les locaux de Mix lors de l’exécution du contrat.
Réclamations
Toute l’équipe de Mix espère que nos services vous donneront entière satisfaction.
Si vous avez une plainte à formuler, vous pouvez envoyer un courriel à claim@mix.brussels.
Pour être valable, toute plainte doit être reçue dans les 8 jours suivant l’envoi de la facture ou la fin du séjour.
Animaux
Les animaux sont strictement interdits sur l’ensemble du site Mix.
Nullité
Si l’une des dispositions des présentes conditions générales est nulle, illégale ou sans effet juridique, la validité, la légalité et l’exécution de toute autre disposition des présentes n’en seront pas affectées. Les parties s’engagent à remplacer la disposition invalide, illégale ou sans effet par une disposition valide, légale et efficace contenant, dans la mesure du possible, les droits et obligations contenus dans la disposition à remplacer.
Ajouts et modifications
Tout ajout ou modification aux présentes conditions qui étend ou restreint les droits et obligations de l’une ou l’autre partie n’est valable que si les parties en conviennent par écrit.
Droit applicable – juridiction
Les présentes conditions générales sont régies par le droit belge.
En cas de discussion ou de litige concernant l’application ou l’interprétation des présentes conditions générales, les deux parties s’engagent à rechercher d’abord une solution amiable avant d’entamer toute procédure judiciaire.
Les tribunaux de Bruxelles, section francophone, sont compétents pour tout litige relatif aux présentes conditions, sauf dispositions légales impératives contraires.
CONDITIONS GÉNÉRALES DE MIX HOTEL
Conditions de réservation
Une carte de crédit valide doit être fournie au moment de la réservation pour garantir la réservation.
En réservant une chambre chez nous, vous acceptez que la carte de crédit fournie au moment de la réservation soit débitée du montant total de la réservation lorsque la politique d’annulation sans frais n’est plus en vigueur. Pour les tarifs non remboursables, ce montant sera débité au moment de la confirmation de la réservation. Pour les tarifs flexibles, ce montant sera déduit 24 heures avant la date d’arrivée.
Si vous annulez ou modifiez votre réservation après cette période ou en cas de non-présentation, le montant total de la réservation sera dû et débité de votre carte de crédit. Aucun report ou changement n’est possible.
Si la carte de crédit est refusée, l’hôtel Mix se réserve le droit d’annuler la réservation ou, le cas échéant, de proposer un autre mode de paiement.
La carte de crédit utilisée pour la réservation et une pièce d’identité en cours de validité doivent être présentées lors de l’enregistrement.
Si le nom figurant sur la carte d’identité ou le passeport présenté à l’enregistrement ne correspond pas au nom figurant sur la carte de crédit utilisée pour la réservation, une autorisation écrite du titulaire de la carte de crédit doit être présentée au moyen d’un formulaire de réservation.
Si l’identité du titulaire de la carte et son accord pour l’utilisation de la carte ne peuvent être validés, un autre moyen de paiement doit être fourni avant l’enregistrement.
A défaut, Mix Hotel se réserve le droit d’annuler la réservation.
Tous les services supplémentaires réservés ou consommés pendant le séjour seront débités directement sur la carte de crédit fournie lors de la réservation ou sur un autre moyen de paiement spécifié à l’avance par le client.
Conditions d’annulation
Les conditions d’annulation appliquées sont celles en vigueur pour chaque tarif proposé sur notre site web.
Réservations de groupe
Les réservations de 8 chambres ou plus (pour des voyages privés ou professionnels) sont considérées comme des réservations de groupe.
Des tarifs et des conditions spéciales s’appliquent. Veuillez nous contacter à l’adresse group.hotel@mix.brussels pour nous faire part de votre demande.
- Offre de groupe
L’offre communiquée par Mix Hotel au Client dans le cadre d’une réservation de plus de 8 chambres, ci-après l’ « Offre Groupe », a une durée de validité limitée. Après la période communiquée dans l’Offre, l’Offre devient caduque.
L’offre de groupe est considérée comme acceptée par le Client lorsqu’elle est renvoyée signée pour approbation à Mix Hotel, à l’adresse e-mail mentionnée sur la l’offre de groupe et que l’acompte est payé.
Une fois que l’offre de groupe a été acceptée, elle lie les deux parties.
Dans le cas où, pendant la période de validité de l’offre de groupe, Mix Hotel reçoit une demande de réservation de chambres de la part d’un tiers et qu’il n’y a pas d’autres chambres disponibles, à la même date, que celles faisant l’objet de l’Offre de groupe non encore acceptée, Mix Hotel en informera le Client qui disposera alors d’un délai de 24 heures pour signer l’offre en priorité. Passé ce délai, Mix Hotel est libre de contracter avec le tiers intéressé.
2. Facturation et paiement d’avance
2.1 Réservation de moins de 50 nuitées
Dès signature de l’offre, un premier acompte de 50% du prix TTC indiqué dans l’Offre est facturé au client. Cet acompte est payable dans les 4 jours ouvrables suivant l’envoi par e-mail de la facture d’acompte. A défaut de paiement dans ce délai, Mix Hotel peut soit considérer qu’il n’est plus lié par les termes de l’Offre, soit décider d’exiger l’exécution du contrat conclu.
Un mois avant le début du séjour, un second acompte de 40% du prix TTC mentionné dans l’Offre est facturé et doit être payé intégralement dans les 4 jours ouvrables suivant l’envoi par e-mail de la facture d’acompte. A défaut, Mix Hotel se réserve le droit d’annuler la réservation.
Dix jours avant le début du séjour, le solde de 10 % du prix TTC mentionné dans l’Offre est facturé et doit être payé intégralement dans les 4 jours ouvrables suivant l’envoi par e-mail de la facture d’acompte. A défaut, Mix Hotel se réserve le droit d’annuler la réservation.
Toute facture non payée en tout ou en partie à sa date d’échéance produira de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de 1% par mois sur le montant impayé. En outre, en cas de non-paiement, la facture impayée sera majorée de 15 % avec un minimum de 125,00 € à titre d’indemnité forfaitaire.
2.2 Réservation de plus de 50 nuitées
Dès signature de l’offre, un premier acompte de 50% du prix TTC indiqué dans l’Offre est facturé au client. Cet acompte est payable dans les 4 jours ouvrables suivant l’envoi par e-mail de la facture d’acompte. A défaut de paiement dans ce délai, Mix Hotel peut soit considérer qu’il n’est plus lié par les termes de l’Offre, soit décider d’exiger l’exécution du contrat conclu.
Trois mois avant le début du séjour, un second acompte de 20% du prix TTC mentionné dans l’Offre est facturé et doit être payé intégralement dans les 4 jours ouvrables suivant l’envoi par e-mail de la facture d’acompte. A défaut, Mix Hotel se réserve le droit d’annuler la réservation sans que le client ne puisse réclamer la moindre indemnité.
Un mois avant le début du séjour, un troisième acompte de 20% du prix TTC mentionné dans l’Offre est facturé et doit être payé intégralement dans les 4 jours ouvrables suivant l’envoi par e-mail de la facture d’acompte. A défaut, Mix Hotel se réserve le droit d’annuler la réservation sans que le client ne puisse réclamer la moindre indemnité.
Dix jours avant le début du séjour, le solde de 10 % du prix TTC mentionné dans l’Offre est facturé et doit être payé intégralement dans les 4 jours ouvrables suivant l’envoi par e-mail de la facture d’acompte. A défaut, Mix Hotel se réserve le droit d’annuler la réservation sans que le client ne puisse réclamer la moindre indemnité.
Toute facture non payée en tout ou en partie à sa date d’échéance produira de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de 1% par mois sur le montant impayé. En outre, en cas de non-paiement, la facture impayée sera majorée de 15 % avec un minimum de 125,00 € à titre d’indemnité forfaitaire.
3. Annulation de la réservation par le Client
3.1 Annulation d’une réservation de groupe de moins de 50 nuitées
Jusqu’à un mois avant le début du séjour, le Client peut annuler 50% du nombre de nuitées réservées, sans frais d’annulation.
Jusqu’à dix jours avant le début du séjour, le Client peut annuler 10% du nombre de nuitées réservées restantes ,sans frais d’annulation.
3.2 Annulation d’une réservation de groupe de plus de 50 nuitées
Jusqu’à trois mois avant le début du séjour, le Client peut annuler 50% du nombre de nuitées réservées ,sans frais d’annulation.
Jusqu’à un mois avant le début du séjour, le Client peut annuler 30% du nombre de nuitées réservées restantes, sans frais d’annulation.
Jusqu’à dix jours avant le début du séjour, le Client peut annuler 10% du nombre de nuitées réservées restantes, sans frais d’annulation.
Jusqu’à trois jours avant le début du séjour, le Client peut annuler 5% du nombre de nuitées réservées restantes, sans frais d’annulation.
4. Modification du nombre de nuitées réservées
Jusqu’à quinze (15) jours avant la date de début de la réservation, sous réserve de la disponibilité de Mix Hotel, le Client peut modifier le nombre de nuits réservées en augmentant de 5 % le nombre de nuits réservées.
Le Client doit envoyer sa demande de modification par e-mail à group.hotel@mix.brussels.
Responsabilité
Mix Hotel décline toute responsabilité pour les dommages causés aux voitures et aux vélos garés dans le parking et pour le vol d’objets laissés dans les voitures ou sur les vélos. Mix Hôtel décline également toute responsabilité pour le vol, la perte ou la disparition d’objets laissés dans la chambre ou à la réception ou de biens laissés dans les espaces Mix accessibles au public.
Le client est responsable vis-à-vis de Mix Hôtel des dommages causés aux personnes, aux biens de l’hôtel, aux installations, aux équipements et aux locaux de Mix.
Dommages éventuels
Un dépôt de garantie minimum de 200,00 € est requis à l’arrivée. Ce montant sera pré-autorisé sur votre carte de crédit lors de l’enregistrement et annulé lors de votre départ. Le dépôt sera entièrement remboursé, sous réserve d’une inspection satisfaisante de l’hébergement. Si vous ne disposez pas d’une carte de crédit valide, le dépôt peut être payé en espèces ou par carte de débit.
En cas de dommages pendant votre séjour, une somme forfaitaire pouvant aller jusqu’à 1 000,00 € sera prélevée sur la carte de crédit utilisée pour votre réservation afin de compenser les dommages causés. Cette somme forfaitaire ne constitue pas une renonciation de Mix Hotel à son droit de réclamer un montant plus élevé pour les dommages subis.
Force majeure
En cas de force majeure ou d’événement imprévisible et indépendant de sa volonté (tels que, mais non limités à : cas fortuit, guerre, autorité gouvernementale, terrorisme, catastrophe, grèves, troubles civils, réduction des transports ou des facilités de transport ou toute autre urgence ou cas de force majeure) Mix Hotel est libéré de ses obligations, sans que cela ne donne lieu à une indemnisation. Toutefois, Mix Hotel s’engage à informer le client par tous les moyens possibles afin de limiter les dommages éventuels.
Paquets
Les forfaits sont vendus comme un tout. Il n’est pas possible de se faire rembourser les services non utilisés. (Par exemple, si le client n’utilise pas les installations de bien-être ou ne prend pas le petit-déjeuner inclus dans le prix, etc.)
Facturation
L’adresse de facturation et l’identité du destinataire de la facture peuvent être saisies lors de l’enregistrement. Dans le cas contraire, la facture sera envoyée à la personne qui a effectué la réservation. En cas de modification de la facture après le départ, des frais de gestion de 50,00 euros seront facturés au client.
Intérêts de retard
En cas de retard de paiement d’une facture, un intérêt de retard de 1 % par mois est dû de plein droit et sans mise en demeure jusqu’au paiement intégral et définitif du montant dû.
En outre, dès l’envoi de la première mise en demeure, une indemnité forfaitaire égale à 15 % du montant total dû, avec un minimum de 125,00 €, peut être réclamée.
Tout retard de paiement d’une seule facture ou d’une facture unique autorise Mix à suspendre l’ensemble de ses prestations, quelle que soit leur nature.
Hôtel non-fumeur
L’hôtel Mix est un établissement non-fumeur. En cas de non-respect, un montant forfaitaire de 500,00 € sera débité de la carte avec laquelle la réservation a été effectuée.
Taxe de séjour
Une taxe de séjour de 4,24 euros est applicable par nuit.
Label
Tout Client doit respecter l’étiquette de Mix Hotel et se comporter conformément aux normes en vigueur au sein de l’hôtel. Tout manquement grave ou répété de la part du Client autorise Mix Hotel à résilier le contrat sans préavis.
Le Client s’engage à ne pas inviter de personne dont le comportement, la réputation ou la respectabilité pourrait nuire de quelque manière que ce soit à la propriété ou à la réputation morale de Mix. Mix se réserve le droit d’intervenir si nécessaire et, en cas de non-respect, sera en droit d’annuler l’événement sans compensation.
Il est interdit de consommer ses propres boissons ou aliments dans les espaces communs du Mix.
CONDITIONS GÉNÉRALES DE L’ÉVÉNEMENT MIXTE
Champ d’application
Offres
Etat des lieux – restauration – destination des lieux
Les espaces événementiels mis à la disposition du Client sont ceux visés dans l’Offre, à l’exclusion de tout autre. Le Client reconnaît qu’il a eu l’occasion de les visiter et qu’ils sont en bon état ainsi que leurs équipements. Si le Client estime que ce n’est pas le cas, il doit inviter Mix Event à une visite commune des lieux qui sera constatée par écrit.
Le Client est responsable de tout dommage survenant pendant l’événement. Le Client s’engage à prendre en charge tous les frais de remise en état des espaces mis à disposition. Le Client s’engage également à dédommager intégralement Mix Event en cas de détérioration ou de disparition de tout ou partie du matériel.
Le Client n’est autorisé à utiliser les espaces événementiels mis à sa disposition que pour l’objet convenu dans l’Offre, dans les délais impartis et, plus généralement, conformément à l’ensemble des termes de l’Offre (notamment en ce qui concerne le nombre de participants). En cas de non-respect du calendrier, Mix Event facturera au Client un forfait horaire de 2.500,00 € HTVA, sans préjudice du droit de Mix Event de réclamer des dommages-intérêts plus élevés s’il démontre l’étendue du dommage.
L’occupation se fait de manière responsable.
Il est strictement interdit de fumer dans les espaces mis à disposition.
Le Client qui souhaite effectuer des travaux d’aménagement en raison de l’événement organisé doit obtenir l’autorisation écrite préalable de Mix Event. Tous les travaux d’aménagement sont effectués aux frais du Client, dans le respect des dispositions légales ou réglementaires applicables.
Tous les équipements de sécurité et les issues de secours doivent être maintenus libres, accessibles et visibles à tout moment.
Ils ne peuvent en aucun cas causer des dommages aux espaces mis à disposition, ni aux parties communes et aux abords extérieurs.
Pendant toute la durée de l’événement, le Client s’engage à rester présent dans les espaces mis à disposition sans interruption. Il s’abstient et interdit toute activité dangereuse et préserve les possibilités d’accès et de circulation dans les couloirs d’accès et les issues de secours.
Sauf accord contraire, le Client s’interdit d’apporter dans les espaces mis à disposition tout type de décoration qui dénaturerait les espaces. Si le
Si le Client souhaite mettre en place une signalétique particulière pendant l’événement, il doit obtenir l’accord préalable et écrit de Mix Event.
La publicité est absolument interdite dans toutes les parties communes du Mix, ainsi que dans les alentours du bâtiment, les parkings, les espaces verts, etc.
A la fin de la période de location, le Client s’engage à enlever tous les objets utilisés lors de l’événement et à remettre les lieux utilisés dans leur état initial.
Les abords doivent également être nettoyés et débarrassés de tout matériel.
Services payants fournis par des partenaires spécialisés
Mix Event a conclu des contrats de services avec différents acteurs spécialisés dans les services suivants :
Fourniture de nourriture et de boissons, restauration
services de technologie audiovisuelle
services de nettoyage
services de tri et d’élimination des déchets
services d’hôtesses
services de gardiennage
Le Client s’engage à respecter les accords conclus entre Mix Event et ces partenaires spécialisés.
Pour les autres services habituellement nécessaires à l’organisation d’un événement, Mix Event se tient à la disposition du Client pour l’aider dans ses recherches.
Techniques audiovisuelles
Les techniques audiovisuelles et, d’une manière générale, tout ce qui touche à la production du son et de l’image sont confiées à AUVICOM. Son intervention fait partie de l’Offre, en fonction de la configuration choisie par le Client.
Si le client a des demandes en dehors des montages proposés, il s’adresse à AUVICOM qui lui adresse une offre séparée à cet effet. AUVICOM établira une facture pour ce service supplémentaire.
Le Client s’engage à régler la sonorisation et la technologie de manière à ne pas gêner les autres occupants de l’immeuble ou les riverains en général. En tout état de cause, le niveau sonore maximum doit être conforme aux dispositions légales et administratives en vigueur.
En cas de manquement, Mix Event se réserve le droit de prendre toutes les mesures nécessaires pendant l’événement (y compris la réduction de la sonorisation, l’arrêt immédiat de l’événement, etc.
Le Client s’engage également à payer toutes les redevances, taxes, etc. dues au titre des droits de propriété intellectuelle pour tout matériel audiovisuel diffusé lors de l’événement.
Facturation – Paiement anticipé – Facturation du solde – Charges variables
Le montant dû pour l’utilisation de l’espace et des services y afférents doit être payé selon les modalités décrites ci-dessous.
Un acompte de 60% du prix TTC mentionné dans l’Offre est facturé à la réception de l’Offre acceptée par le Client. Cet acompte est payable dans les 7 jours ouvrables suivant l’envoi par e-mail de la facture d’acompte. A défaut de paiement dans ce délai, Mix Event peut soit considérer qu’elle n’est plus liée par les termes de l’Offre, soit décider d’exiger l’exécution du contrat conclu.
Le solde de 40% du prix TTC mentionné sur l’Offre est facturé un mois avant l’événement et doit être payé intégralement au plus tard 10 jours ouvrables avant la date de l’événement. A défaut, Mix Event se réserve le droit de ne pas donner accès aux espaces événementiels réservés.
Si des frais variables sont inclus dans l’Offre, ceux-ci sont facturés au Client dans les 15 jours suivant l’événement. Cette facture est payable dans les 30 jours.
Toute facture non payée en tout ou en partie à son échéance produira de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de 1% par mois sur le montant impayé. En outre, en cas de non-paiement, la facture impayée sera majorée de 15 % avec un minimum de 125,00 € à titre d’indemnité forfaitaire.
MIX EVENT
- Annulation par le Client de chambres réservées dans le cadre d’un évènement
1.1 Réservation de groupe de moins de 50 nuitées
Jusqu’à un mois avant le début du séjour, le Client peut annuler 50% du nombre de nuitées réservées ,sans frais d’annulation.
Jusqu’à dix jours avant le début du séjour, le Client peut annuler 10% du nombre de nuitées réservées restantes, sans frais d’annulation.
1.2 Réservation de groupe de plus de 50 nuitées
Jusqu’à trois mois avant le début du séjour, le Client peut annuler 50% du nombre de nuitées réservées, sans frais d’annulation.
Jusqu’à un six semaines avant le début du séjour, le Client peut annuler 30% du nombre de nuitées réservées restantes, sans frais d’annulation.
Jusqu’à trois semaines avant le début du séjour, le Client peut annuler 15% du nombre de nuitées réservées restantes, sans frais d’annulation.
Entre le 21ème jour et le 3ème jour qui précède le début du séjour, le Client peut annuler 5% du nombre de nuitées réservées restantes, sans frais d’annulation.
- Modification du nombre de nuitées réservées
Jusqu’à quinze (15) jours avant la date de début de la réservation, le Client peut modifier le nombre de nuitées réservées en diminuant le nombre de nuitées réservées de 5% ou, sous réserve de la disponibilité de Mix Hotel, en augmentant le nombre de nuitées réservées de 5%.
Le Client doit adresser sa demande de modification par courrier électronique à events@mix.brussels.
Modification de la date de l’événement
Si le Client souhaite modifier la date de l’Evénement, et pour autant que la nouvelle date se situe dans les trois mois (avant ou après) de la date choisie aux termes de l’Offre initiale, il doit adresser sa demande par écrit à Mix Event.
Cette modification est effectuée sans indemnité sous réserve que Mix Event ait pu mettre l’espace événementiel à disposition d’un autre client à la date initialement convenue et dans la limite des disponibilités de Mix Event.
A défaut, le Client sera redevable d’un forfait équivalent à 30% du montant TTC de l’Offre si la modification demandée intervient plus de 6 (six) mois avant la date de mise à disposition du service.
Si la décision de modification de l’offre intervient entre le 120ème jour et le 3ème mois avant la date de mise à disposition de l’offre, le Client sera redevable d’une indemnité forfaitaire de 60% TTC du montant de l’offre. Dans ce cas, le Client perdra l’acompte versé à Mix Event à titre de dédommagement si l’acompte a déjà été versé. Si l’acompte n’a pas encore été facturé/payé au moment de l’annulation de l’événement, le Client devra payer l’indemnité dans les 10 jours ouvrables suivant la demande.
Si le Client modifie la date de l’événement moins de trente jours avant la date prévue dans l’Offre, le Client est redevable d’une indemnité égale à 100% TTC du montant de l’Offre. Si ce montant n’a pas encore été facturé/payé dans son intégralité, le Client devra payer (le solde de) l’indemnité dans les 10 jours ouvrables suivant la demande.
Modification du nombre de participants par le client avant l’événement
Jusqu’à quinze (15) jours avant la date de début de la réservation, le client peut modifier le nombre de participants en diminuant le nombre de participants de 5 % au maximum ou en augmentant le nombre de participants de 5 % au maximum.
Mix Event se réserve le droit d’accepter des augmentations de participants supérieures à 5 % si cela est techniquement possible.
Le Client doit envoyer sa demande de modification par e-mail à events@mix.brussels.
Annulation de l’événement par le Client
Si le Client annule l’événement plus de trente jours avant la date convenue dans l’Offre, le Client est redevable d’une indemnité correspondant à 60% TTC du montant de l’Offre. Dans ce cas, le Client perd l’acompte versé à Mix Event à titre de dédommagement si l’acompte a déjà été versé. Si l’acompte n’a pas encore été facturé/payé au moment de l’annulation de l’événement, le Client devra payer l’indemnité dans les 10 jours ouvrables de la demande qui lui est faite.
Si le Client annule l’Evénement moins de trente jours avant la date prévue dans l’Offre, il sera redevable d’une indemnité égale à 100% du montant de l’Offre, TVA incluse. Si ce montant n’a pas encore été facturé/payé dans son intégralité, le Client devra payer (le solde de) l’indemnité dans les 10 jours ouvrables suivant la demande qui lui en a été faite.
Le Client renonce irrévocablement et définitivement à contester l’évaluation forfaitaire de l’indemnité ainsi convenue.
Annulation de l’événement par Mix Event
Mix Event a le droit d’annuler l’événement à tout moment si celui-ci est contraire aux valeurs et aux bonnes mœurs de Mix. Dans ce cas, Mix Event pourra conserver les sommes versées par le Client à titre de dédommagement.
Responsabilité et assurance
Le Client est responsable de tous les dommages causés aux espaces mis à disposition et au bâtiment. Le Client est également responsable des dommages causés aux tiers par son personnel, ses fournisseurs, ses sous-traitants ou toute personne introduite dans le bâtiment par le Client. Le Client est également responsable de tous les dommages causés aux véhicules, aux infrastructures et aux personnes se trouvant à proximité de l’espace événementiel ou dans et autour du parking mis à disposition.
Le Client s’engage à souscrire les assurances suivantes :
Assurance pour les dommages pouvant être causés aux bâtiments, installations et équipements mis à la disposition du Client. Pour tous les dommages, dégradations et pertes, le Client doit souscrire une assurance “Responsabilité civile organisation d’événements” avec une limite assurée d’au moins 2.000.000 € par sinistre.
Assurance pour les dommages qui pourraient être causés à des tiers. Il appartient au Client de souscrire pour lui-même et ses préposés une assurance couvrant leur responsabilité civile pour les dommages corporels et matériels qu’il pourrait causer à des tiers, y compris les participants à sa manifestation.
Assurance pour les dommages causés au matériel et aux instruments appartenant au client.
Le Client doit fournir la preuve de cette assurance à la demande de Mix Event.
A défaut, Mix Event est en droit de refuser la tenue de l’événement sans devoir indemniser le Client de quelque manière que ce soit ou de souscrire une assurance pour le compte de l’Organisateur, à charge pour ce dernier de rembourser à l’Organisateur les primes encourues.
Mix Event a souscrit une police d’assurance couvrant sa propre responsabilité civile, pour les dommages corporels et matériels qui pourraient être causés par ses employés à des tiers. Le Client renonce à tout recours contre Mix Event pour les risques non couverts par l’assurance de responsabilité objective de Mix Event.
Mix Event n’est en aucun cas responsable de la surveillance, de l’endommagement, du vol ou de la perte du matériel et/ou des instruments loués par le Client, lui appartenant ou appartenant à toute personne dans les locaux mis à disposition, y compris le parking.
Législation sociale
Le Client est seul responsable, à l’entière décharge de Mix Event, du respect de toutes les dispositions de la législation sociale qui s’applique à son personnel, à ses fournisseurs ou à ses sous-traitants. Mix Event n’est en aucun cas responsable des accidents du travail subis par le personnel du Client ou de ses sous-traitants et fournisseurs.
Mix Event se réserve le droit de réclamer au Client une indemnisation pour couvrir le préjudice résultant du non-respect de la législation sociale et l’atteinte à l’image de Mix Event et de ses sociétés sœurs.
Autorisations administratives
Le cas échéant, le Client garantit qu’il est en possession des autorisations administratives nécessaires à la tenue de son événement.
Droit d’accès
Mix Event se réserve le droit de pénétrer dans les espaces mis à la disposition du Client lors de la manifestation pour vérifier la bonne application des présentes conditions.
A l’occasion de sa visite, il se réserve le droit de prendre des photographies de l’événement et se réserve le droit, sauf demande expresse écrite du Client au plus tard la veille de l’événement, de reproduire, communiquer, céder ou exploiter ces photographies de quelque manière que ce soit.
Force Majeure
Mix Event sera libéré de ses obligations envers le Client et ne sera redevable d’aucune indemnité dans le cas où l’événement ne pourrait avoir lieu pour cause de force majeure telle que incendie, catastrophe naturelle, tempête, explosion, tremblement de terre, acte ou réglementation d’une autorité publique ou décision judiciaire, grève, lock-out, attentats terroristes ou conséquences d’attentats, maladie (épidémie, pandémie telle que Coronavirus), lock-down, ou toute autre forme de troubles sociaux ; en cas de manque d’électricité ou d’autres services essentiels, de défaillance des moyens techniques ou de toute autre cause ou cause similaire échappant au contrôle raisonnable de Mix Event.
En cas d’annulation de l’événement pour cause de force majeure temporaire, les parties ont le droit de demander un report unique de l’événement (sous réserve d’une révision du contrat, si nécessaire, y compris de ses conditions financières) qui doit avoir lieu dans un délai d’un an à compter de la date de survenance de la force majeure. Toutes les sommes déjà payées ou dues à la date de survenance du cas de force majeure resteront acquises à Mix Event.
En cas d’annulation du Contrat pour cause de force majeure, Mix Event remboursera toutes les sommes versées par le Client, déduction faite de tous les frais déjà encourus par Mix Event.
Transfert
Les droits et obligations liant les parties en vertu des présentes conditions générales ne peuvent être transférés, sauf accord exprès de l’autre partie. La sous-location n’est pas autorisée.
Le contrat ne prend pas fin automatiquement en cas de dissolution d’une Partie à la suite d’une fusion, d’une opération assimilée à une fusion ou de toute autre opération de restructuration visée par le Code des sociétés et des associations et peut être valablement transféré à cette occasion.
Dispositions diverses
Les Conditions générales et la signature de l’Offre constituent l’intégralité de l’accord entre les Parties et remplacent tout document antérieur, lettre d’intention, accord, contrat ou proposition de contrat, échange écrit ou oral, entre les Parties.
La nullité d’une ou plusieurs clauses ou parties de clauses incluses dans les Conditions générales n’affecte pas la validité des Conditions générales dans leur ensemble. Si nécessaire, les Parties s’efforceront de remplacer la clause ou partie de clause nulle par une clause de nature équivalente.
