Algemene voorwaarden hotel & evenementen

Bekijk hier de algemene voorwaarden van Hotel & Events in het Frans
Zie hier de Hotel & Events - Algemene Voorwaarden in het Nederlands

De huidige voorwaarden zijn geconcludeerd:

TUSSEN :

MIX HOTEL, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1170 Brussel, Vorstlaan 25, bus 1 (BCE: 0769.967.687);
Hierna genoemd "Mix Hotel".

MIX EVENT, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1170 Brussel, Vorstlaan 25, bus 2 (BCE: 0769.967.489);
Hierna "Mix Event" genoemd.

Hierna samen "Mix" genoemd.

EN :
Iedere natuurlijke of rechtspersoon die, op persoonlijke titel en/of als wettelijk vertegenwoordiger, na raadpleging en goedkeuring van Mix's algemene voorwaarden, heeft besloten reserveringen of aankopen te doen.
Hierna te noemen de "Klant".

BEPALINGEN DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP ALLE SOORTEN RESERVERINGEN OF AANKOPEN BIJ MIX

Toepassingsgebied

Deze voorwaarden zijn van toepassing op :
het gebruik van de website (https://mix.brussels/);
reserveringen via Mix Hotel;
boekingen voor evenementen via Mix Event.
Behoudens bijzondere schriftelijke bepalingen opgesteld door een daartoe bevoegd persoon, zijn deze algemene voorwaarden van toepassing op alle door Mix geleverde diensten en op alle gesloten of uit te voeren overeenkomsten.
Deze voorwaarden gelden voor zover daarvan niet uitdrukkelijk wordt afgeweken in een overeenkomst tussen Mix en een Opdrachtgever.
Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar en toegankelijk op de Mix website https://mix.brussels/. Zij worden aldus geacht voldoende onder de aandacht te zijn gebracht van opdrachtgevers, opdrachtnemers en derden.
Door het surfen op de website https://mix.brussels/ en het doen van aankopen of reserveringen via deze website, aanvaardt de Klant deze Algemene Voorwaarden volledig.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk door Mix zijn aanvaard.

Overdracht

Reserveringen die door klanten worden gemaakt bij Mix kunnen niet worden toegewezen of overgedragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Mix.
Gereserveerde kamers of ruimten mogen niet worden onderverhuurd aan derden.
In het geval van hotelreserveringen die namens derden worden gemaakt, moet de persoon die de reservering maakt de identiteit bekendmaken van de personen die er daadwerkelijk zullen verblijven.

GDPR

Mix voldoet aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (General Data Protection Regulation of GDPR), evenals aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
Bijgevolg verbindt Mix zich ertoe de vertrouwelijkheid te beschermen en te waarborgen van alle persoonlijke gegevens die via de website worden verzameld of die door de klant worden meegedeeld tijdens contacten per e-mail, tijdens boekingen of op een andere manier.
Alle informatie over de verwerking van uw persoonlijke gegevens vindt u op https://mix.brussels/privacy-policy/

Intellectuele rechten

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene directie van Mixis het de Klant verboden om voor professionele of commerciële doeleinden te verwijzen naar of gebruik te maken van de tekens, acroniemen, logo's die afhankelijk zijn van de namen van Mix of het bedrijf, evenals van de foto's die tijdens de uitvoering van het contract op de terreinen van Mixzijn genomen.

Klachten

Het hele Mix team hoopt dat onze diensten je volledige tevredenheid zullen geven.
Als u een klacht heeft, kunt u een e-mail sturen naar claim@mix.brussels
Om geldig te zijn, moet elke klacht ontvangen worden binnen 8 dagen na het versturen van de factuur of het einde van het verblijf.

Dieren

Dieren zijn ten strengste verboden op de hele site Mix .

Nietigheid

Indien een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, onwettig of zonder rechtsgevolg is, wordt de geldigheid, wettigheid en uitvoering van enige andere bepaling hiervan niet aangetast. De partijen verbinden zich ertoe de ongeldige, onwettige of onwerkzame bepaling te vervangen door een geldige, wettelijke en effectieve bepaling die, voor zover mogelijk, de rechten en verplichtingen bevat die in de te vervangen bepaling zijn opgenomen.

Toevoegingen en wijzigingen

Aanvullingen of wijzigingen op deze voorwaarden die de rechten en verplichtingen van een van de partijen uitbreiden of beperken, zijn alleen geldig indien deze schriftelijk tussen de partijen zijn overeengekomen.

Toepasselijk recht - jurisdictie

Op deze algemene voorwaarden is Belgisch recht van toepassing.

In geval van een discussie of geschil over de toepassing of interpretatie van deze algemene voorwaarden, verbinden beide partijen zich ertoe eerst een minnelijke oplossing te zoeken alvorens een gerechtelijke procedure op te starten.

De rechtbanken van Brussel, Franstalige afdeling, zijn bevoegd voor alle geschillen met betrekking tot deze voorwaarden, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders bepalen.

ALGEMENE VOORWAARDEN VAN MIX HOTEL

Reserveringsvoorwaarden

Bij het reserveren moet een geldige creditcard worden overlegd om de reservering te garanderen.

Door een kamer bij ons te boeken, gaat u ermee akkoord dat het volledige bedrag van de reservering in rekening wordt gebracht op de creditcard die bij de boeking is opgegeven, wanneer de gratis annuleringsvoorwaarden niet langer van kracht zijn. Voor niet-restitueerbare tarieven wordt dit bedrag in rekening gebracht op het moment dat de reservering wordt bevestigd. Voor flexibele tarieven wordt dit bedrag 24 uur voor de aankomstdatum in mindering gebracht.
Als je je boeking na deze periode annuleert of wijzigt, of als je niet komt opdagen (no-show), wordt het volledige bedrag van de boeking in rekening gebracht op je creditcard. Uitstel of wijziging is niet mogelijk.

Als de creditcard wordt geweigerd, behoudt Mix Hotel zich het recht voor om de boeking te annuleren of, indien nodig, een alternatieve betalingsmethode aan te bieden.

De creditcard die is gebruikt voor de reservering en een geldig identiteitsbewijs moeten worden getoond bij het inchecken.

Als de naam op de identiteitskaart of het paspoort dat bij het inchecken wordt overgelegd niet overeenkomt met de naam op de creditcard die voor de reservering is gebruikt, moet er een schriftelijke machtiging van de creditcardhouder worden overlegd via een reserveringsformulier.
Als de identiteit van de kaarthouder en zijn/haar toestemming om de kaart te gebruiken niet kunnen worden gevalideerd, moet er voor het inchecken een alternatieve betaalmethode worden verstrekt.
Als dit niet lukt, behoudt Mix Hotel zich het recht voor om de reservering te annuleren.

Alle extra diensten die tijdens het verblijf worden geboekt of verbruikt, worden direct in rekening gebracht op de creditcard die bij de boeking is opgegeven of op een andere betalingswijze die vooraf door de klant is opgegeven.

Annuleringsvoorwaarden

De toegepaste annuleringsvoorwaarden zijn gebaseerd op de specifieke voorwaarden die horen bij de tarieven die op onze website worden aangeboden.

Groepsboekingen

Reserveringen van 8 of meer kamers (voor privé- of zakenreizen) worden beschouwd als groepsreserveringen.

Er zijn speciale tarieven en voorwaarden van toepassing. Neem contact met ons op via group.hotel@mix.brussels om je verzoek in te dienen.

  1. Groepsaanbieding

Het aanbod dat door Mix Hotel aan de Klant wordt gecommuniceerd in het kader van een reservering van meer dan 8 kamers, hierna de "Groepsaanbieding" genoemd, heeft een beperkte geldigheidsduur. Na de in de Aanbieding vermelde periode vervalt de Aanbieding.

De groepsaanbieding wordt als geaccepteerd beschouwd door de Klant wanneer deze ondertekend voor goedkeuring is teruggestuurd naar Mix Hotel op het e-mailadres dat in de groepsaanbieding staat vermeld en de aanbetaling is voldaan.

Zodra het groepsaanbod is aanvaard, is het bindend voor beide partijen.

Als Mix Hotel tijdens de geldigheidsperiode van de groepsaanbieding een reserveringsaanvraag voor een kamer van een derde ontvangt en er op dezelfde datum geen andere kamers beschikbaar zijn dan die waarop de niet-aanvaarde groepsaanbieding betrekking heeft, zal Mix Hotel de Klant hiervan op de hoogte stellen, die vervolgens 24 uur de tijd heeft om de aanbieding met voorrang te ondertekenen. Na deze periode is Mix Hotel vrij om een contract af te sluiten met de geïnteresseerde derde.

2. Facturering en vooruitbetaling

2.1 Reservering van minder dan 50 nachten

Bij ondertekening van de offertewordt een eerste aanbetaling van 50% van de in de offerte vermelde prijs inclusief btw aan de klant gefactureerd. Dit voorschot moet betaald worden binnen de 4 werkdagen volgend op het versturen van de voorschotfactuur via e-mail. In geval van niet-betaling binnen deze termijn, kan Mix Hotel zich niet langer gebonden achten door de voorwaarden van de offerte of beslissen om de uitvoering van het afgesloten contract te eisen.

Een maand voor aanvang van het verblijfwordt een tweede aanbetaling van 40% van de btw-inclusieve prijs vermeld in de offerte in rekening gebracht en deze moet volledig worden betaald binnen 4 werkdagen na het versturen van de aanbetalingsfactuur per e-mail. Als dit niet gebeurt, behoudt Mix Hotel zich het recht voor om de reservering te annuleren.

Tien dagen voor aanvang van het verblijfwordt het resterende bedrag van 10% van de btw-inclusieve prijs vermeld in de offerte gefactureerd en moet volledig worden betaald binnen 4 werkdagen na de e-mailverzending van de aanbetalingsfactuur. Als dit niet gebeurt, behoudt Mix Hotel zich het recht voor om de reservering te annuleren.

Elke factuur die geheel of gedeeltelijk niet betaald is op de vervaldatum brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest van 1% per maand op het onbetaalde bedrag. Bovendien zal bij niet-betaling de onbetaalde factuur verhoogd worden met 15% met een minimum van €125,00 als forfaitaire schadevergoeding.

2.2 Reservering van meer dan 50 nachten

Bij ondertekening van de offertewordt een eerste aanbetaling van 50% van de in de offerte vermelde prijs inclusief btw aan de klant gefactureerd. Dit voorschot moet betaald worden binnen de 4 werkdagen volgend op het versturen van de voorschotfactuur via e-mail. In geval van niet-betaling binnen deze termijn, kan Mix Hotel zich niet langer gebonden achten door de voorwaarden van de offerte of beslissen om de uitvoering van het afgesloten contract te eisen.

Drie maanden voor aanvang van het verblijfwordt een tweede aanbetaling van 20% van de btw-inclusieve prijs vermeld in de offerte gefactureerd, die volledig moet worden betaald binnen 4 werkdagen na de e-mailverzending van de aanbetalingsfactuur. Bij gebreke hiervan behoudt Mix Hotel zich het recht voor om de reservering te annuleren zonder dat de klant aanspraak kan maken op enige vergoeding.

Een maand voor aanvang van het verblijfwordt een derde aanbetaling van 20% van de btw-inclusieve prijs vermeld in de offerte in rekening gebracht en deze moet volledig worden betaald binnen 4 werkdagen na het versturen van de aanbetalingsfactuur per e-mail. Bij gebreke hiervan behoudt Mix Hotel zich het recht voor om de reservering te annuleren zonder dat de klant aanspraak kan maken op enige vergoeding.

Tien dagen voor aanvang van het verblijfwordt het resterende bedrag van 10% van de prijs inclusief btw zoals vermeld in de offerte gefactureerd en moet volledig worden betaald binnen 4 werkdagen na de e-mailverzending van de aanbetalingsfactuur. Bij gebreke hiervan behoudt Mix Hotel zich het recht voor om de reservering te annuleren zonder dat de klant aanspraak kan maken op enige vergoeding.

Elke factuur die geheel of gedeeltelijk niet betaald is op de vervaldatum brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest van 1% per maand op het onbetaalde bedrag. Bovendien zal bij niet-betaling de onbetaalde factuur verhoogd worden met 15% met een minimum van €125,00 als forfaitaire schadevergoeding.

3. Annulering van de reservering door de klant

3.1 Annulering van een groepsreservering van minder dan 50 nachten

Tot een maand voor aanvang van het verblijfkan de Klant 50% van het aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

Tot tien dagen voor aanvang van het verblijfkan de Klant 10% van het resterende aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

3.2 Annulering van een groepsreservering van meer dan 50 nachten

Tot drie maanden voor aanvang van het verblijfkan de Klant 50% van het aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

Tot een maand voor aanvang van het verblijfkan de Klant 30% van het resterende aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

Tot tien dagen voor aanvang van het verblijfkan de Klant 10% van het resterende aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

Tot drie dagen voor aanvang van het verblijfkan de Klant zonder annuleringskosten 5% van het resterende aantal gereserveerde nachten annuleren.

4. Wijziging van het aantal gereserveerde nachten 

Tot vijftien (15) dagen voor de ingangsdatum van de reservering kan de Klant, afhankelijk van de beschikbaarheid van Mix Hotel, het aantal gereserveerde nachten wijzigen door het aantal gereserveerde nachten met 5% te verhogen.

De Klant moet zijn wijzigingsverzoek per e-mail sturen naar group.hotel@mix.brussels.

Verantwoordelijkheid

Mix Hotel wijst alle verantwoordelijkheid af voor schade aan auto's en fietsen die geparkeerd staan op de parkeerplaats en voor diefstal van voorwerpen die in auto's of op fietsen zijn achtergelaten. Mix Hotel wijst ook alle verantwoordelijkheid af voor diefstal, verlies of verdwijning van voorwerpen die in de kamer of bij de receptie zijn achtergelaten of van goederen die zijn achtergelaten in de Mix-ruimten die toegankelijk zijn voor het publiek.
De gast is aansprakelijk tegenover Mix Hotel voor schade aan personen, hoteleigendommen, faciliteiten, apparatuur en Mix-terreinen.

Mogelijke schade

Een minimale borg van €200,00 is vereist bij aankomst. Dit bedrag wordt tijdens het inchecken vooraf op je creditcard gezet en bij vertrek weer vrijgegeven. De borg wordt volledig terugbetaald, mits de accommodatie naar tevredenheid is geïnspecteerd. Als je geen geldige creditcard hebt, kan de borg contant of met een pinpas worden betaald.

In geval van schade tijdens uw verblijf wordt een forfaitair bedrag van maximaal € 1.000,00 in rekening gebracht op de creditcard die voor uw reservering is gebruikt om de veroorzaakte schade te compenseren. Dit forfaitaire bedrag betekent niet dat Mix Hotel afziet van zijn recht om een hoger bedrag te eisen voor de geleden schade.

Overmacht

In geval van overmacht of een onvoorzienbare gebeurtenis buiten haar controle (zoals, maar niet beperkt tot: overmacht, oorlog, overheidsinstantie, terrorisme, ramp, staking, burgerlijke onrust, vermindering van vervoer of transportfaciliteiten of elke andere noodsituatie of geval van overmacht) is Mix Hotel ontslagen van haar verplichtingen, zonder dat dit aanleiding geeft tot schadevergoeding. Mix Hotel verbindt zich er echter toe de Klant met alle mogelijke middelen te informeren teneinde eventuele schade te beperken.

Packages

De packages worden in hun geheel verkocht. Het is niet mogelijk om ongebruikte diensten vergoed te krijgen. (Bijvoorbeeld als de Klant geen gebruik maakt van de wellness faciliteiten of geen gebruik maakt van het ontbijt dat bij de prijs is inbegrepen, etc.).

Facturering

Het factuuradres en de identiteit van de ontvanger van de factuur kunnen bij het inchecken worden ingevoerd. Anders wordt de factuur verzonden naar de persoon die de reservering heeft gemaakt. Voor eventuele wijzigingen aan de factuur na het uitchecken worden €50,00 administratiekosten in rekening gebracht aan de gast.

Achterstandsrente

Bij laattijdige betaling van een factuur is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd van 1% per maand tot volledige betaling van het verschuldigde bedrag.

Bovendien kan vanaf de eerste ingebrekestelling een forfaitair bedrag gelijk aan 15% van het totaal verschuldigde bedrag, met een minimum van € 125,00, gevorderd worden.
Elke vertraging in de betaling van één enkele factuur of van één enkele factuur geeft Mix het recht om al zijn diensten, van welke aard ook, op te schorten.

Rookvrij hotel

Mix Hotel is een niet-rokers etablissement. In geval van niet-naleving wordt een vast bedrag van € 500,00 in rekening gebracht op de kaart waarmee de reservering is gemaakt.

Toeristenbelasting

Er geldt een toeristenbelasting van 4,24 euro per nacht.

Label

Alle Klanten dienen de etiquette van Mix Hotelte respecteren en zich te gedragen volgens de geldende normen in het hotel. Elke ernstige of herhaalde overtreding door de Klant geeft Mix Hotel het recht om het contract zonder voorafgaande kennisgeving te beëindigen.

De Klant verbindt zich ertoe geen personen uit te nodigen waarvan het gedrag, de reputatie of de eerbaarheid op welke manier dan ook schade zou kunnen toebrengen aan Mix's eigendom of morele reputatie. Mix behoudt zich het recht voor om tussen te komen indien nodig en zal, in geval van niet-naleving, het recht hebben om het evenement te annuleren zonder vergoeding.

Het is verboden om eigen drank of voedsel te nuttigen in de gemeenschappelijke ruimten van Mix.

ALGEMENE VOORWAARDEN VAN MIX EVENEMENT

Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de terbeschikkingstelling van evenementenruimten door ROYALE WORK SRL, hierna "Mix Event", voor zover er niet van wordt afgeweken door bijzondere voorwaarden die schriftelijk zijn overeengekomen tussen Mix Event en de Klant, waarbij onder Klant wordt verstaan de persoon die de offerte voor de terbeschikkingstelling van evenementenruimten door Mix Event aanvraagt en ondertekent, hierna de "Offerte".

Ze zijn eveneens van toepassing op alle personen die voor hen of voor de Klant werken of tussenkomen (in het bijzonder leveranciers, onderaannemers, externe dienstverleners, enz.) De Klant verbindt zich ertoe om deze Algemene Voorwaarden aan hen mee te delen en erop toe te zien dat ze worden nageleefd.

Bijgevolg kan de Klant zich in geen geval beroepen op de toepassing van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden.

Het niet toepassen van een clausule in deze algemene voorwaarden kan niet worden geïnterpreteerd als een verklaring van afstand door Mix Event om er gebruik van te maken.

Aanbiedingen

De aanbiedingen die Mix Event meedeelt aan de Klant hebben een beperkte geldigheidsduur. Zonder schriftelijke bevestiging van de Klant ten laatste op de laatste dag van de geldigheidsperiode vermeld op de Aanbieding, wordt de Aanbieding als geannuleerd en nietig beschouwd.

De Offerte wordt geacht door de Opdrachtgever te zijn aanvaard wanneer deze voor akkoord ondertekend is geretourneerd aan Mix Event, naar het e-mail adres vermeld op de Offerte en de aanbetaling is voldaan.

Na aanvaarding is het Bod bindend voor beide partijen.

In het geval dat, tijdens de geldigheidsduur van de Aanbieding, Mix Event een aanvraag ontvangt van een derde om op dezelfde datum dezelfde evenementenruimte ter beschikking te stellen als die welke het voorwerp uitmaakt van de nog niet aanvaarde Aanbieding, zal Mix Event de Klant hiervan op de hoogte brengen, die vervolgens over een termijn van 48 uur beschikt om de Aanbieding bij voorrang te ondertekenen. Na deze termijn staat het Mix Event vrij om met de geïnteresseerde derde te contracteren.

Staat van het pand - Restauratie - Bestemming van het pand

De evenementenruimten die ter beschikking worden gesteld van de Klant zijn deze die vermeld worden in de Offerte, met uitsluiting van alle andere. De Klant erkent dat hij de gelegenheid heeft gehad ze te bezichtigen en dat ze en hun uitrusting in goede staat zijn. Indien de Klant meent dat dit niet het geval is, dient hij Mix Event uit te nodigen voor een gezamenlijke inspectie van de lokalen, die schriftelijk zal worden vastgelegd.
De Klant is verantwoordelijk voor alle schade die tijdens het evenement ontstaat. De Klant verbindt zich ertoe alle kosten te dragen voor het herstel van de ter beschikking gestelde ruimten. De Klant verbindt er zich ook toe Mix Event volledig te vergoeden in geval van volledige of gedeeltelijke beschadiging of verdwijning van het materiaal.

De Klant is enkel gemachtigd om de hem ter beschikking gestelde evenementenruimten te gebruiken voor het in de Offerte overeengekomen doel, binnen het vastgestelde tijdschema en, meer in het algemeen, in overeenstemming met alle voorwaarden van de Offerte (in het bijzonder met betrekking tot het aantal deelnemers). Bij niet-naleving van het tijdschema zal Mix Event aan de Klant een forfaitaire uurvergoeding van € 2.500,00 exclusief btw aanrekenen, onverminderd het recht van Mix Event om een hogere schadevergoeding te eisen indien zij de omvang van de schade aantoont.

Het beroep wordt op een verantwoordelijke manier uitgevoerd.

Roken is ten strengste verboden in de daarvoor bestemde ruimtes.

De Klant die inrichtingswerken wenst uit te voeren in het kader van het georganiseerde evenement, moet vooraf de schriftelijke toelating krijgen van Mix Event. Alle inrichtingswerkzaamheden worden uitgevoerd op kosten van de Klant, met inachtneming van de geldende wettelijke of reglementaire maatregelen.
Alle veiligheidsuitrustingen en nooduitgangen moeten te allen tijde vrij, toegankelijk en zichtbaar worden gehouden.
Zij mogen in geen geval schade veroorzaken aan de ter beschikking gestelde ruimten, noch aan de gemeenschappelijke ruimten en de externe omgeving.

Tijdens de volledige duur van het evenement verbindt de Klant zich ertoe ononderbroken aanwezig te blijven in de ter beschikking gestelde ruimten. Hij onthoudt zich van en verbiedt elke gevaarlijke activiteit en behoudt de toegangs- en circulatiemogelijkheden in de toegangsgangen en nooduitgangen.
Behoudens andersluidende overeenkomst is het de Klant verboden om in de ter beschikking gestelde ruimten enige vorm van decoratie aan te brengen die de ruimten zou vervormen. Indien de
Indien de Klant tijdens het evenement een speciale signalisatie wenst aan te brengen, moet hij vooraf het schriftelijke akkoord bekomen van Mix Event.

Reclame is absoluut verboden in alle gemeenschappelijke ruimten van de Mix, evenals in de omgeving van het gebouw, parkeerterreinen, groene zones, enz.

Aan het einde van de huurperiode verbindt de Klant zich ertoe alle tijdens het evenement gebruikte voorwerpen te verwijderen en de gebruikte ruimten in hun oorspronkelijke staat terug te brengen.

De omgeving moet ook worden schoongemaakt en ontdaan van alle materialen.

Diensten tegen betaling geleverd door gespecialiseerde partners

Mix Event heeft servicecontracten afgesloten met verschillende spelers die gespecialiseerd zijn in de volgende diensten:
levering van eten en drinken, catering
audiovisuele technologiediensten
schoonmaakdiensten
afvalscheiding en -verwijdering
hostess diensten
bewakingsdiensten

De Klant verbindt zich ertoe de overeenkomsten tussen Mix Event en deze gespecialiseerde partners na te leven.

Voor andere diensten die gewoonlijk nodig zijn voor de organisatie van een evenement, staat Mix Event ter beschikking van de Klant om hem te helpen bij zijn onderzoek.

Audiovisuele technieken

Audiovisuele technieken en, in het algemeen, alles wat te maken heeft met geluids- en beeldproductie worden toevertrouwd aan AUVICOM. Haar tussenkomst maakt deel uit van het Aanbod, afhankelijk van de opstelling gekozen door de Klant.

Indien de klant andere wensen heeft dan de voorgestelde opstellingen, dient hij contact op te nemen met AUVICOM, die hem hiervoor een aparte offerte zal toesturen. AUVICOM zal voor deze bijkomende dienstverlening een factuur opmaken.

De Klant verbindt zich ertoe het geluidssysteem en de technologie zo af te stellen dat de andere bewoners van het gebouw en de omwonenden in het algemeen er geen hinder van ondervinden. In elk geval moet het maximale geluidsniveau voldoen aan de geldende wettelijke en administratieve voorschriften.
Bij niet-naleving hiervan behoudt Mix Event zich het recht voor alle nodige maatregelen te nemen tijdens het evenement (o.a. vermindering van de geluidsinstallatie, onmiddellijke stopzetting van het evenement, ...) en een schadevergoeding te eisen van de Klant voor de geleden schade.
De Klant verbindt zich er ook toe alle verschuldigde royalty's, belastingen, enz. te betalen met betrekking tot intellectuele eigendomsrechten voor elk audiovisueel materiaal dat tijdens het evenement wordt uitgezonden.

Facturering - Vooruitbetaling - Saldofacturering - Variabele kosten

Het verschuldigde bedrag voor het gebruik van de ruimte en aanverwante diensten moet worden betaald in overeenstemming met de hieronder uiteengezette voorwaarden.

Een voorschot van 60% van de prijs inclusief BTW vermeld in de Offerte wordt gefactureerd na ontvangst van de door de Klant aanvaarde Offerte. Dit voorschot is betaalbaar binnen de 7 werkdagen na verzending van de voorschotfactuur per e-mail. Bij gebreke van betaling binnen deze termijn kan Mix Event zich niet langer gebonden achten door de voorwaarden van de Offerte of besluiten de uitvoering van de gesloten overeenkomst te vorderen.

Het saldo van 40% van de prijs inclusief btw vermeld op de offerte wordt één maand voor het evenement gefactureerd en moet ten minste 10 werkdagen voor de datum van het evenement volledig betaald zijn. Bij gebreke hieraan behoudt Mix Event zich het recht voor om geen toegang te verlenen tot de gereserveerde evenementruimtes.

Als er variabele kosten zijn opgenomen in de Offerte, worden deze binnen 15 dagen na het evenement gefactureerd aan de Klant. Deze factuur is betaalbaar binnen 30 dagen.
Elke factuur die op haar vervaldag geheel of gedeeltelijk onbetaald blijft, brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest op van 1% per maand op het onbetaalde bedrag. Bovendien zal bij niet-betaling de onbetaalde factuur verhoogd worden met 15% met een minimum van €125,00 als forfaitaire schadevergoeding.

MIX EVENT

  1. Annulering door de Klant van gereserveerde kamers in het kader van een evenement

1.1 Groepsreservering van minder dan 50 nachten

Tot een maand voor aanvang van het verblijfkan de Klant 50% van het aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

Tot tien dagen voor aanvang van het verblijfkan de Klant 10% van het resterende aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

1.2 Groepsreservering van meer dan 50 nachten

Tot drie maanden voor aanvang van het verblijfkan de Klant 50% van het aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

Tot zes weken voor aanvang van het verblijfkan de Klant 30% van het resterende aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

Tot drie weken voor aanvang van het verblijfkan de Klant 15% van het resterende aantal gereserveerde nachten annuleren zonder annuleringskosten.

Tussen de 21st dag en de 3rd dag voorafgaand aan het begin van het verblijfkan de Klant zonder annuleringskosten 5% van het resterende aantal gereserveerde nachten annuleren.

  1. Wijziging van het aantal gereserveerde nachten 

Tot vijftien (15) dagen voor de ingangsdatum van de reservering kan de Klant het aantal gereserveerde nachten wijzigen door het aantal gereserveerde nachten met 5% te verlagen of, afhankelijk van de beschikbaarheid van Mix Hotel, het aantal gereserveerde nachten met 5% te verhogen.

De Klant moet zijn wijzigingsverzoek per e-mail sturen naar events@mix.brussels.

De datum van het evenement wijzigen

Indien de Klant de datum van het Evenement wenst te wijzigen, en op voorwaarde dat de nieuwe datum binnen de drie maanden valt (voor of na) de datum gekozen onder de voorwaarden van de initiële Aanbieding, moet hij zijn verzoek schriftelijk richten aan Mix Evenement.

Deze wijziging wordt doorgevoerd zonder compensatie op voorwaarde dat Mix Event de evenementruimte beschikbaar heeft kunnen stellen aan een andere klant op de oorspronkelijk overeengekomen datum en binnen de grenzen van de beschikbaarheid van Mix Event.

Bij gebreke daarvan is de Klant een forfaitaire vergoeding verschuldigd gelijk aan 30% van het totale bedrag van de Offerte inclusief BTW als de gevraagde wijziging meer dan 6 (zes) maanden voor de datum waarop de dienst beschikbaar moet worden gesteld, wordt doorgevoerd.

Als de beslissing om de offerte te wijzigen wordt genomen tussen de 120e dag en de 3e maand voor de datum waarop de offerte ter beschikking moet worden gesteld, is de Klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 60% btw van het bedrag van de offerte. In dit geval verbeurt de Klant het voorschot aan Mix Event als schadevergoeding indien het voorschot reeds betaald werd. Indien het voorschot nog niet gefactureerd/betaald is op het moment van annulering van het evenement, zal de Klant de schadevergoeding betalen binnen 10 werkdagen na het verzoek.

Indien de Klant de datum van het evenement minder dan dertig dagen voor de in de Offerte vermelde datum wijzigt, is de Klant een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 100% inclusief BTW van het bedrag van de Offerte. Indien dit bedrag nog niet volledig is gefactureerd/betaald, zal de Klant (het restant van) de schadevergoeding betalen binnen 10 werkdagen nadat hem hierom is verzocht.

Wijziging van het aantal deelnemers door de klant voor het evenement

Tot vijftien (15) dagen voor de aanvangsdatum van de boeking kan de Opdrachtgever het aantal deelnemers wijzigen door het aantal deelnemers met maximaal 5% te verlagen of het aantal deelnemers met maximaal 5% te verhogen.
Mix Event behoudt zich het recht voor om verhogingen van het aantal deelnemers met meer dan 5% te accepteren indien dit technisch mogelijk is.

De Klant stuurt zijn verzoek tot wijziging per e-mail naar events@mix.brussels.

Annulering van het evenement door de Klant

Indien de Klant het evenement meer dan dertig dagen voor de in de Offerte vermelde overeengekomen datum annuleert, is de Klant een schadevergoeding verschuldigd die overeenkomt met 60% BTW inbegrepen van het bedrag van de Offerte. In dit geval verbeurt de Klant het voorschot aan Mix Event als schadevergoeding indien het voorschot reeds betaald werd. Indien het voorschot nog niet gefactureerd/betaald is op het moment van de annulering van het evenement, zal de Klant de schadevergoeding betalen binnen 10 werkdagen na het verzoek dat hem gedaan is.

Indien de Klant het Evenement minder dan dertig dagen voor de in de Offerte vermelde datum annuleert, is de Klant een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 100% van het bedrag van de Offerte, inclusief BTW. Indien dit bedrag nog niet volledig is gefactureerd/betaald, zal de Klant (het restant van) de schadevergoeding voldoen binnen 10 werkdagen nadat hem hierom is verzocht.

De Klant doet onherroepelijk en definitief afstand van het recht om de forfaitaire vaststelling van de aldus overeengekomen vergoeding te betwisten.

Annulering van het evenement door Mix Evenement

Mix Event heeft te allen tijde het recht het evenement te annuleren indien het in strijd is met Mix's waarden en goede zeden. In dat geval heeft Mix Event het recht om de door de Klant betaalde bedragen als schadevergoeding in te houden.

Aansprakelijkheid en verzekering

De Klant is verantwoordelijk voor alle schade veroorzaakt aan de ter beschikking gestelde ruimten en aan het gebouw. De Klant is ook verantwoordelijk voor schade veroorzaakt aan derden door zijn personeel, leveranciers, onderaannemers of elke persoon die door de Klant in het gebouw wordt gebracht. De Klant is ook verantwoordelijk voor alle schade aan voertuigen, infrastructuur en personen in de omgeving van de evenementenruimte of op en rond de voorziene parking.

De Klant verbindt zich ertoe de volgende verzekeringen af te sluiten:
Verzekering voor schade die kan worden toegebracht aan de gebouwen, installaties en apparatuur die ter beschikking worden gesteld aan de Klant. Voor alle schade, beschadiging en verlies moet de Klant een verzekering "Aansprakelijkheid evenementenorganisatie" afsluiten met een verzekerde limiet van minstens 2.000.000 euro per schadegeval.
Verzekering voor schade die kan worden toegebracht aan derden. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om een verzekering af te sluiten voor zichzelf en zijn werknemers om hun wettelijke aansprakelijkheid te dekken voor alle fysieke of materiële schade die hij zou kunnen veroorzaken aan derden, inclusief deelnemers aan zijn evenement.
Verzekering voor schade aan materialen en instrumenten van de Klant.

De Klant zal op verzoek van Mix Event een bewijs van deze verzekering overleggen.

Bij gebreke hiervan heeft Mix Event het recht om het evenement te weigeren zonder de Klant op enigerlei wijze schadeloos te moeten stellen of een verzekering af te sluiten ten behoeve van de Organisator, die verantwoordelijk is voor de terugbetaling van de gemaakte premies aan de Organisator.

Mix Event heeft een verzekering afgesloten die haar eigen burgerlijke aansprakelijkheid dekt, voor alle lichamelijke of materiële schade die door haar werknemers aan derden zou kunnen worden toegebracht. De Klant ziet af van elk verhaal tegen Mix Event voor alle risico's die niet gedekt worden door de objectieve aansprakelijkheidsverzekering van Mix Event.
In geen enkel geval is Mix Event verantwoordelijk voor de bewaking, de beschadiging, de diefstal of het verlies van het materiaal en/of de instrumenten die door de Klant worden gehuurd, aan hem toebehoren of aan om het even welke persoon in de ter beschikking gestelde lokalen, met inbegrip van de parking.

Sociale wetgeving

De Klant is als enige verantwoordelijk, tot volledige kwijting van Mix Event, voor de naleving van alle bepalingen van de sociale wetgeving die van toepassing is op zijn personeel, leveranciers of onderaannemers. Mix Event is geenszins aansprakelijk voor arbeidsongevallen van het personeel van de Klant of van zijn onderaannemers en leveranciers.

Mix Event behoudt zich het recht voor om van Opdrachtgever een schadevergoeding te eisen ter dekking van de schade als gevolg van het niet naleven van de sociale wetgeving en de imagoschade van Mix Event en haar zusterbedrijven.

Administratieve machtigingen

Indien van toepassing garandeert de Klant dat hij in het bezit is van de vereiste administratieve vergunningen om zijn evenement te organiseren.

Recht op toegang

Mix Evenement behoudt zich het recht voor om tijdens het evenement de aan de Klant ter beschikking gestelde ruimten te betreden om de correcte toepassing van deze voorwaarden te controleren.

Ter gelegenheid van zijn bezoek behoudt hij zich het recht voor om foto's te nemen van het evenement en behoudt hij zich het recht voor om deze foto's op welke manier dan ook te reproduceren, mee te delen, over te dragen of te exploiteren, tenzij de Klant hier uiterlijk de dag voor het evenement uitdrukkelijk en schriftelijk om verzoekt.

Overmacht

Mix Event is ontslagen van haar verplichtingen jegens de Klant en is niet aansprakelijk voor enige schadevergoeding in het geval dat het evenement niet kan plaatsvinden als gevolg van overmacht zoals brand, natuurramp, storm, explosie, aardbeving, wet of regelgeving van de overheid of rechterlijke beslissing, staking, lock-out, terroristische aanslagen of gevolgen van aanslagen, ziekte (epidemie, pandemie zoals Coronavirus), lock-down, of enige andere vorm van sociale onrust; in geval van gebrek aan elektriciteit of andere essentiële diensten, storing van technische middelen of enige andere of soortgelijke oorzaak buiten de redelijke controle van Mix Event.

In het geval van annulering van het evenement wegens tijdelijke overmacht, hebben de partijen het recht om een eenmalig uitstel van het evenement te vragen (onder voorbehoud van herziening van het contract, indien nodig, inclusief de financiële voorwaarden) dat moet plaatsvinden binnen een jaar na de datum van het optreden van de overmacht. Alle bedragen die op de datum van het optreden van de overmacht al betaald of verschuldigd waren, worden ingehouden door Mix Event.

In geval van annulering van het Contract wegens overmacht, zal Mix Event alle door de Klant betaalde bedragen terugbetalen, verminderd met alle reeds door Mix Event gemaakte kosten.

Overdracht

De rechten en verplichtingen die de partijen binden op grond van deze voorwaarden kunnen niet worden overgedragen, tenzij met de uitdrukkelijke toestemming van de andere partij. Onderverhuur is niet toegestaan.
De overeenkomst eindigt niet automatisch in geval van ontbinding van een Partij als gevolg van een fusie, een fusie-achtige transactie of een andere herstructureringstransactie waarnaar wordt verwezen in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en kan bij een dergelijke gelegenheid geldig worden overgedragen.

Diverse bepalingen

De Algemene Voorwaarden en de ondertekening van de Offerte vormen de volledige overeenkomst tussen de Partijen en vervangen elk eerder document, intentieverklaring, overeenkomst, contract of voorstel voor een contract, schriftelijke of mondelinge uitwisseling, tussen de Partijen.

De nietigheid van een of meer clausules of een deel van clausules in de Algemene Voorwaarden tast de geldigheid van de Algemene Voorwaarden als geheel niet aan. Indien nodig zullen de Partijen zich inspannen om de ongeldige clausule of het ongeldige deel van een clausule te vervangen door een clausule van gelijkwaardige aard.


ONZE LIDMAATSCHAPPEN